Import XML Faktur Pajak Coretax: Converter Excel, Ekspor Software Akuntansi, atau PJAP

Untuk membuat banyak faktur pajak keluaran sekaligus, Coretax menerima file XML lewat menu e-Faktur › Pajak Keluaran › Impor Data. File itu bisa disiapkan dengan template Excel dan converter dari DJP atau diekspor langsung dari software akuntansi. Bila Anda memakai aplikasi PJAP, file tidak diperlukan sama sekali. Apa pun jalurnya, faktur hasil impor tetap harus ditandatangani dan disetujui paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya.

Panduan ini membandingkan ketiga jalur tersebut, menguraikan alur impor sampai nomor faktur kembali ke pembukuan, dan merangkum error validasi yang sebaiknya diperbaiki di sumber data, bukan di file XML. Aturan dasar e-Faktur ada di panduan e-Faktur Coretax. Terakhir diperiksa: 11 November 2026.

Kapan impor XML lebih masuk akal daripada input manual

Pasal 40 PER-11/PJ/2025 menyediakan dua jalur pembuatan e-Faktur. Jalur pertama adalah Portal Wajib Pajak Coretax, lewat input manual atau impor file XML. Jalur kedua adalah aplikasi lain yang terintegrasi dengan sistem DJP melalui PJAP (Penyedia Jasa Aplikasi Perpajakan).

Impor XML layak dipertimbangkan bila:

• faktur keluaran Anda sudah puluhan per bulan, atau satu faktur memuat banyak baris barang;
• data penjualan sudah tercatat rapi di software akuntansi atau spreadsheet;
• staf pajak sering salah ketik NPWP, NITKU, atau nilai DPP saat input manual.

Bila faktur Anda hanya beberapa per bulan, input manual sering lebih cepat. Ingat pula: file yang berhasil diimpor baru menjadi draf. Faktur baru sah setelah ditandatangani dan berstatus disetujui di Coretax.

Tiga cara menyiapkan faktur massal: converter Excel, ekspor software, atau PJAP

Aspek	Template Excel + converter DJP	Ekspor XML dari software akuntansi	Aplikasi PJAP
Sumber data	Disalin atau diketik ke template Excel	Faktur penjualan yang sudah tercatat	Sistem PJAP atau sistem Anda yang tersambung ke PJAP
Kerja manual	Tinggi: isi template, konversi, impor	Sedang: ekspor, impor, periksa	Rendah: faktur dikirim dari aplikasi
Risiko beda dengan pembukuan	Tinggi, karena data diketik dua kali	Rendah, selama koreksi dilakukan di software	Rendah, tergantung integrasinya
Tanda tangan dan persetujuan	Di Coretax	Di Coretax	Mengikuti alur aplikasi PJAP
Yang perlu disiapkan	Template dan converter versi terbaru	Data induk lengkap: identitas pajak, kode barang, satuan	Kontrak dengan PJAP yang ditunjuk DJP

Converter Excel DJP. Template dan converter tersedia gratis di halaman resmi DJP. Saat artikel ini diperiksa, halaman itu mencantumkan converter faktur keluaran v1.6 (pembaruan 23 Januari 2026) dan sampel XML faktur keluaran v1.4 (1 Maret 2025). Jalur ini cocok untuk usaha yang belum memakai software akuntansi. Kelemahannya, data penjualan diketik dua kali: sekali di pembukuan, sekali di template.

Ekspor dari software akuntansi. Software membentuk file XML dari faktur yang sudah ada, jadi tidak ada ketik ulang. Kualitas file bergantung pada data induk di software: identitas pajak pelanggan, kode barang/jasa, satuan, dan kode transaksi. Karena template DJP bisa berubah, ekspor harus mengikuti versi template yang berlaku.

Aplikasi PJAP. Integrasi langsung (host-to-host) dengan sistem DJP hanya tersedia melalui PJAP yang ditunjuk DJP. PER-5/PJ/2025 mewajibkan PJAP menyediakan modul e-Faktur. Jalur ini cocok bila volume faktur besar dan Anda ingin menghilangkan langkah unggah file. Sebelum memilih, periksa cakupan layanan, biaya, dan cara data faktur kembali ke pembukuan Anda.

Patokan kasarnya: input manual untuk segelintir faktur, ekspor XML bila datanya sudah ada di pembukuan, dan PJAP bila volumenya sepadan dengan biaya tambahan.

Alur impor XML di Coretax langkah demi langkah

Nama menu dan status bisa sedikit berbeda karena tampilan Coretax terus diperbarui.

1. Finalkan faktur komersial. Jangan mengekspor faktur yang harga atau pembelinya masih mungkin berubah.
2. Buat file XML per batch, misalnya per minggu, dengan nama file yang mudah dilacak bila ada error.
3. Masuk ke Coretax dengan peran wakil wajib pajak badan, buka e-Faktur › Pajak Keluaran › Impor Data, lalu pilih file.
4. Pantau hasilnya di XML Monitoring. Tunggu sampai prosesnya selesai; DDTC menyebut status CREATING INVOICE FINISHED. Bila gagal, muncul pesan Invoices have errors! beserta nomor baris dan keterangan error.
5. Periksa draf hasil impor: jumlah faktur, pembeli, kode transaksi, total DPP, dan total PPN.
6. Unggah dan tanda tangani dengan kode otorisasi DJP atau sertifikat elektronik penanggung jawab.
7. Pastikan statusnya disetujui paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya. Pada tahap ini DJP memberikan nomor seri faktur pajak (NSFP).
8. Catat nomor faktur 17 digit di setiap faktur penjualan pada pembukuan Anda.

Nomor baris pada pesan error merujuk ke baris di file XML, bukan baris di Excel (DDTC, Februari 2025). Karena satu faktur menjadi puluhan baris XML, template berisi 15 baris bisa menghasilkan error di "baris 100".

Isi file XML: dari data pembukuan ke kolom Coretax

File faktur keluaran berisi satu TaxInvoiceBulk yang memuat NPWP penjual, daftar faktur (TaxInvoice), dan daftar barang/jasa per faktur (GoodService). Tabel berikut memetakan data yang semestinya sudah ada di software ke kolom XML. Cocokkan selalu dengan sampel XML resmi DJP versi terbaru.

Data di pembukuan	Kolom XML	Catatan
Tanggal faktur	TaxInvoiceDate	Masa pajak mengikuti tanggal ini
Kode transaksi	TrxCode	04 untuk mayoritas barang/jasa non-mewah
NITKU penjual	SellerIDTKU	22 digit; kantor pusat umumnya berakhiran 000000
NPWP atau NIK pembeli	BuyerTin, BuyerDocument, BuyerDocumentNumber	Jenis ID menentukan isian lainnya
NITKU pembeli	BuyerIDTKU	Wajib 22 digit bila ID pembeli berupa NPWP
Kode barang/jasa dan satuan	Code, Unit	Kode 6 digit dan kode satuan DJP (UM.xxxx)
Harga, jumlah, diskon	Price, Qty, TotalDiscount	Diskon dicatat per baris
DPP, DPP Nilai Lain, tarif, PPN	TaxBase, OtherTaxBase, VATRate, VAT	Masing-masing nilai terpisah

Contoh perhitungan satu faktur kode 04

CV Sumber Rejeki (contoh), distributor bahan makanan, menagih pembeli PKP. Semua harga belum termasuk PPN.

Baris	DPP (TaxBase)	DPP Nilai Lain 11/12 (OtherTaxBase)	PPN 12% (VAT)
40 karton minyak @ Rp185.000, diskon Rp200.000	Rp7.200.000	Rp6.600.000	Rp792.000
15 dus mi @ Rp63.500	Rp952.500	Rp873.125	Rp104.775
7 karung gula @ Rp176.300	Rp1.234.100	Rp1.131.258	Rp135.751
Total	Rp9.386.600	Rp8.604.383	Rp1.032.526

Baris ketiga menghasilkan pecahan: 11/12 × Rp1.234.100 = Rp1.131.258,33, lalu 12% × Rp1.131.258 = Rp135.750,96. Menurut ringkasan Ortax atas Pasal 129 PER-11/PJ/2025, DPP dan PPN pada faktur dibulatkan ke rupiah penuh: pecahan di bawah 0,50 dibulatkan ke bawah, 0,50 ke atas dibulatkan ke atas. Total PPN Rp1.032.526 sama dengan 11% dari total DPP, sesuai beban efektif menurut PMK 131/2024.

Tetapkan satu cara pembulatan, misalnya per baris, dan pakai secara konsisten di software dan file XML. Selisih satu-dua rupiah antara buku besar dan Coretax biasanya berasal dari perbedaan cara pembulatan. Untuk faktur uang muka dan pelunasan yang punya isian khusus, lihat faktur pajak uang muka di Coretax.

Error validasi yang sering muncul dan cara memperbaikinya di sumber

Prinsipnya: perbaiki penyebabnya di software atau data induk, lalu ekspor ulang. Mengedit file XML langsung memang bisa, misalnya dengan editor teks, seperti disarankan DDTC. Namun koreksi itu tidak kembali ke pembukuan, sehingga error yang sama muncul lagi bulan depan dan data Coretax berbeda dari buku besar.

Gejala	Penyebab umum	Perbaiki di sumber
NITKU pembeli tidak valid	Jenis ID pembeli NPWP, tetapi NITKU kosong atau bukan 22 digit; atau jenis ID tidak sesuai data pembeli	Lengkapi NPWP 16 digit dan NITKU 22 digit di data pelanggan; pilih jenis ID yang benar (NPWP, NIK, paspor, lainnya)
NPWP/NIK ditolak atau kehilangan nol di depan	Disimpan sebagai angka di Excel lalu berubah menjadi format ilmiah	Simpan sebagai teks dengan panjang tetap
Nilai harga atau DPP janggal	Angka berformat Indonesia (1.234.100,00) tersimpan sebagai teks, sehingga titik ribuan dan koma desimal terbaca keliru	Pastikan sel berformat angka; bandingkan penulisan angka dengan sampel XML DJP
Error di baris yang tidak Anda isi	Baris kosong atau sisa data di template ikut dikonversi	Hapus baris kosong sebelum konversi; ekspor hanya faktur final
DPP Nilai Lain atau PPN tidak cocok	Rumus 11/12 dan 12% tidak diterapkan, pembulatan berbeda, atau kode 01 dipakai untuk barang non-mewah	Atur pajak di software: kode 04, DPP Nilai Lain 11/12, tarif 12%
Kode barang atau satuan ditolak	Kode tidak ada di referensi DJP	Petakan kode barang/jasa dan satuan sekali di data produk
Kolom baru tidak dikenali	Template atau converter versi lama	Unduh ulang dari halaman DJP setiap ada pembaruan
Faktur terimpor, tetapi tidak disetujui	Belum ditandatangani, atau melewati tanggal 20	Jadwalkan impor mingguan, jangan menunggu hari terakhir

Untuk jenis ID selain NPWP, ID TKU diisi nilai tetap; ikuti contoh di template resmi DJP karena sumber sekunder tidak seragam.

Template juga bisa bertambah isian. Menurut DDTC, pembaruan template XML faktur Januari 2026 (v1.6.1) menambahkan keterangan fasilitas PPN ditanggung pemerintah berdasarkan PMK 90/2025. Karena itu, jangan terus memakai template lama dari folder internal.

Setelah impor: cocokkan Coretax dengan pembukuan setiap bulan

Lakukan rekonsiliasi sebelum tanggal 20, agar masih ada waktu memperbaiki faktur yang tertahan:

1. Unduh daftar faktur keluaran masa tersebut dari Coretax, lengkap dengan statusnya.
2. Bandingkan jumlah faktur, total DPP, dan total PPN dengan laporan PPN atau buku besar PPN keluaran.
3. Pastikan setiap faktur penjualan sudah mencatat nomor faktur 17 digit. Faktur tanpa nomor berarti belum diimpor atau belum disetujui.
4. Jelaskan setiap selisih sebelum SPT Masa PPN dilaporkan, paling lambat akhir bulan berikutnya.

Contoh rekonsiliasi masa Oktober 2026 yang dicek pada 17 November 2026 (angka contoh):

Pos	Buku besar	Coretax (disetujui)	Selisih
Jumlah faktur	128	127	1
Total DPP	Rp412.600.000	Rp409.100.000	Rp3.500.000
Total PPN	Rp45.386.003	Rp45.001.000	Rp385.003

Penjelasannya: satu faktur dengan DPP Rp3.500.000 dan PPN Rp385.000 masih berstatus draf karena belum ditandatangani. Faktur itu harus disetujui paling lambat Jumat, 20 November 2026. Sisa Rp3 muncul karena sebagian faktur dibuat lewat converter Excel dengan cara pembulatan yang berbeda dari software. Solusinya adalah menyamakan aturan pembulatan, bukan mengoreksi jurnal PPN setiap bulan.

Kesalahan umum yang perlu dihindari

1. Menganggap impor berhasil berarti faktur sah. Faktur sah setelah ditandatangani dan disetujui.
2. Memperbaiki error hanya di file XML, sementara data di pembukuan tetap salah.
3. Mengimpor sebulan penuh di hari terakhir. Satu error kecil bisa menahan faktur melewati tanggal 20.
4. Mengubah faktur di software setelah disetujui tanpa membuat faktur pengganti di Coretax.
5. Tidak mencatat nomor faktur kembali ke transaksi penjualan.

Bila Anda baru pindah dari spreadsheet, rapikan dulu data pelanggan dan produk; langkahnya ada di panduan migrasi dari Excel.

Bagaimana Solvy membantu

Solvy adalah software akuntansi dan ERP berbasis cloud untuk UKM Indonesia. Untuk faktur pajak massal, Solvy berperan di sisi sumber data:

• Faktur dan PPN di satu tempat (semua paket). Faktur penjualan menghitung PPN keluaran, tagihan pemasok mencatat PPN masukan, dan NPWP, NIK, serta NIB tersimpan di data kontak. Lihat akuntansi & faktur.
• Ekspor XML untuk Coretax. Solvy membantu menyiapkan data faktur pajak keluaran dan mengekspornya dalam format XML sesuai template Coretax DJP, untuk diimpor melalui menu Impor Data di Coretax, tanpa mengetik ulang ke template Excel. Format template XML DJP dapat diperbarui sewaktu-waktu; kami menyesuaikan ekspor dengan versi template yang berlaku. Lihat fitur PPN & e-Faktur Coretax.
• Nomor faktur dari DJP. NSFP diberikan oleh DJP setelah e-Faktur disetujui di Coretax. Solvy dapat mencatat nomor tersebut di transaksi Anda.
• Bahan rekonsiliasi (mulai paket Advance). Laporan keuangan mencakup laporan PPN, buku besar, dan faktur terbuka, yang bisa diekspor ke Excel untuk dicocokkan dengan daftar faktur di Coretax.
• Data awal saat pindah. Impor data induk seperti kontak dan produk dilakukan tim Solvy sebagai bagian dari onboarding.

Batasannya: Solvy bukan PJAP dan tidak mengirim e-Faktur langsung ke DJP. Integrasi langsung (host-to-host) dengan sistem DJP hanya tersedia melalui PJAP yang ditunjuk DJP. Impor, tanda tangan, dan persetujuan tetap dilakukan tim Anda di Coretax. Pastikan e-Faktur diunggah dan disetujui paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya.

Informasi ini bersifat edukatif per 11 November 2026. Untuk kondisi bisnis Anda, konsultasikan dengan konsultan pajak terdaftar.