Cara Membuat Invoice yang Benar: Panduan Penagihan UKM dari Proforma hingga Piutang

Cara membuat invoice yang benar: beri nomor unik dan tanggal, cantumkan identitas penjual dan pembeli (termasuk NPWP bila relevan), rinci barang atau jasa beserta pajaknya, lalu tulis jatuh tempo dan cara bayar. Namun invoice bukan sekadar template. Dokumen ini mencatat piutang, menentukan kapan PPN terutang, dan menjadi dasar penagihan, sehingga isi dan waktunya harus tepat.

Panduan ini membahas alur penagihan dari awal sampai akhir: proforma, uang muka, invoice, faktur pajak, kuitansi, deposit, biaya titipan, hingga piutang yang terlambat dibayar. Setiap dokumen dijelaskan beserta jurnal dan catatan pajaknya, lengkap dengan contoh angka dalam Rupiah.

Invoice adalah dokumen tagihan dalam alur penjualan

Invoice (faktur penjualan) adalah dokumen yang dikirim penjual kepada pembeli untuk menagih pembayaran atas barang atau jasa yang sudah diserahkan, atau sesuai termin yang disepakati. Bagi penjual, invoice menjadi bukti timbulnya piutang. Bagi pembeli, invoice menjadi dasar mencatat utang dan menjadwalkan pembayaran.

Invoice hanyalah satu mata rantai dalam alur dari pesanan sampai uang masuk (order-to-cash):

1. Penawaran harga (quotation): harga dan syarat yang ditawarkan. Belum ada pencatatan akuntansi.
2. Pesanan: PO dari pelanggan atau sales order yang menyepakati jumlah, harga, dan termin.
3. Proforma invoice: dipakai bila Anda meminta uang muka atau pembayaran di depan.
4. Penerimaan uang muka: dicatat sebagai kewajiban, belum sebagai pendapatan.
5. Penyerahan barang/jasa dan invoice: pendapatan dan piutang diakui.
6. Faktur pajak (khusus PKP): dibuat di Coretax berdasarkan transaksi tadi.
7. Pembayaran dan kuitansi: piutang berkurang, kas bertambah.
8. Pemantauan piutang: invoice yang belum lunas ditagih sesuai umurnya.

Kesalahan di satu tahap biasanya merembet ke tahap berikutnya. Misalnya, uang muka yang langsung dicatat sebagai pendapatan membuat laba bulan itu terlalu tinggi, dan saldo piutang pelanggan tidak lagi cocok dengan catatan mereka.

Proforma, invoice, kuitansi, dan faktur pajak: beda fungsi dan efeknya

Keempat dokumen ini sering tertukar. Tabel berikut merangkum perbedaannya dari sisi fungsi, waktu, pembukuan, dan pajak.

Dokumen	Fungsi	Kapan dibuat	Efek di pembukuan	Catatan pajak
Proforma invoice	Permintaan pembayaran di muka atau perkiraan tagihan	Sebelum penyerahan	Tidak ada jurnal (belum ada piutang)	Bila PKP menerima pembayarannya, faktur pajak dibuat saat uang diterima
Invoice (faktur penjualan)	Menagih pembayaran	Saat penyerahan atau sesuai termin	Piutang bertambah, pendapatan diakui (plus PPN keluaran bila PKP)	Data dasar untuk faktur pajak
Faktur pajak (e-Faktur)	Bukti pungutan PPN oleh PKP	Saat penyerahan, saat pembayaran diterima lebih dulu, atau per termin	Tidak ada jurnal baru bila PPN sudah dicatat dari invoice	Diunggah dan disetujui di Coretax paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya
Kuitansi	Tanda terima pembayaran	Saat uang diterima	Kas bertambah; piutang berkurang (atau uang muka penjualan bertambah bila untuk DP)	Bea meterai Rp10.000 bila nominalnya lebih dari Rp5 juta

Ada dua hal yang perlu diingat. Pertama, invoice dan faktur pajak adalah dokumen yang berbeda. Invoice dibuat oleh semua usaha, sedangkan faktur pajak hanya dibuat oleh PKP dan baru sah setelah disetujui di Coretax. Nomor faktur pajak (17 digit) diberikan otomatis oleh DJP saat e-Faktur disetujui, bukan dibuat sendiri (PER-11/PJ/2025).

Kedua, proforma bukan tagihan final. Jangan mencatatnya sebagai piutang, karena pelanggan belum berutang apa pun sebelum barang atau jasa diserahkan.

Komponen invoice yang benar

Bentuk invoice bisa disesuaikan dengan usaha Anda, tetapi isi berikut sebaiknya selalu ada.

Identitas dokumen

• Judul "Invoice" atau "Faktur Penjualan", nomor unik yang berurutan, dan tanggal terbit.
• Nomor referensi: PO pelanggan, nomor kontrak, atau nomor surat jalan.

Identitas para pihak

• Nama usaha, alamat, dan kontak penjual, serta NPWP 16 digit bila Anda PKP atau pelanggan memintanya.
• Nama pembeli sesuai NPWP, alamat, dan NPWP 16 digit atau NIK. Bila pembeli punya cabang, catat juga NITKU (22 digit) lokasi yang membeli. Data ini dibutuhkan saat membuat faktur pajak.

Rincian transaksi

• Deskripsi barang atau jasa, kuantitas, satuan, harga satuan, diskon, dan subtotal.
• Khusus PKP: DPP, DPP Nilai Lain, dan PPN sebagai baris terpisah.
• Uang muka atau deposit yang sudah diterima, ditulis sebagai pengurang tagihan.

Syarat pembayaran

• Total yang harus dibayar dan tanggal jatuh tempo, misalnya 30 hari sejak tanggal invoice.
• Nomor rekening atas nama usaha, serta permintaan agar nomor invoice ditulis di berita transfer.
• Nama penanggung jawab dan tanda tangan atau stempel, bila pelanggan memintanya.

Banyak template invoice di internet belum memuat NPWP 16 digit, NITKU, dan baris DPP Nilai Lain. Padahal sejak Coretax berjalan pada 1 Januari 2025, data identitas pembeli yang keliru, misalnya NITKU yang tidak valid, bisa membuat isian faktur pajak tertolak.

Cara membuat invoice: 7 langkah praktis

1. Pastikan dasar tagihannya. Cocokkan dengan PO atau kontrak, lalu pastikan penyerahan sudah terjadi, misalnya surat jalan sudah ditandatangani atau ada berita acara serah terima jasa. Invoice tanpa dasar yang jelas biasanya ditahan oleh bagian keuangan pelanggan.
2. Lengkapi data pelanggan sekali saja, di data kontak. Isi nama sesuai NPWP, NPWP 16 digit atau NIK, NITKU bila ada, alamat, dan email penagihan. Simpan NPWP sebagai teks agar angka nol di depan tidak hilang.
3. Pakai penomoran yang konsisten. Contoh formatnya INV/2026/10/0001. Nomor tidak boleh dobel dan tidak dilompati tanpa alasan. Invoice yang salah sebaiknya dibatalkan dengan jejak yang jelas, bukan dihapus.
4. Rinci barang atau jasa. Tulis deskripsi yang dikenali pelanggan, kuantitas, harga satuan, dan diskon. Pisahkan biaya titipan (bila ada) dari harga jasa Anda.
5. Hitung PPN dengan benar (khusus PKP). Untuk barang dan jasa non-mewah, PPN dihitung 12% dari DPP Nilai Lain sebesar 11/12 harga jual, sehingga beban efektifnya 11% (PMK 131/2024). Usaha yang belum dikukuhkan sebagai PKP tidak memungut PPN, jadi jangan mencantumkan baris PPN.
6. Tulis syarat pembayaran yang tegas. Cantumkan tanggal jatuh tempo yang pasti (bukan "secepatnya"), rekening tujuan, dan konsekuensi keterlambatan bila memang diatur dalam kontrak.
7. Kirim, catat, dan tindak lanjuti. Catat invoice di pembukuan pada tanggal yang sama, kirim dalam format PDF, lalu buat faktur pajaknya bila Anda PKP. Pastikan e-Faktur diunggah dan disetujui paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya (PER-11/PJ/2025).

Contoh perhitungan. Sebuah usaha jasa instalasi jaringan (PKP) menagih pekerjaan senilai Rp24.000.000 sebelum pajak.

Baris di invoice	Nilai
Harga jasa (DPP)	Rp24.000.000
DPP Nilai Lain (11/12 × DPP)	Rp22.000.000
PPN 12% × DPP Nilai Lain	Rp2.640.000
Total tagihan	Rp26.640.000

Hasilnya sama dengan 11% × Rp24.000.000. Bila harga Anda sudah termasuk PPN, bagian PPN-nya dapat dihitung dengan rumus 11/111 × harga termasuk PPN.

Uang muka (DP): proforma, faktur pajak, dan jurnalnya

Uang muka adalah pembayaran yang diterima sebelum barang atau jasa diserahkan. Secara akuntansi, uang muka adalah kewajiban (akun "Uang muka penjualan"), karena Anda masih berutang barang atau jasa kepada pelanggan. Pendapatan baru diakui saat penyerahan.

Bagi PKP, penerimaan uang muka juga memicu kewajiban PPN. Faktur pajak dibuat saat pembayaran diterima bila pembayaran itu mendahului penyerahan (Pasal 13 UU PPN). Faktur pajak untuk sisa nilainya dibuat saat penyerahan.

Contoh: pekerjaan Rp24.000.000 (sebelum PPN) dari contoh di atas, dengan DP 50%.

1. Proforma DP: Rp12.000.000 + PPN Rp1.320.000 = Rp13.320.000. Belum ada jurnal.
2. DP diterima: terbitkan kuitansi dan faktur pajak uang muka.
3. Pekerjaan selesai: terbitkan invoice penuh Rp24.000.000 yang dikurangi DP. Faktur pajak dibuat untuk sisa nilai Rp12.000.000.
4. Pelunasan diterima: piutang lunas.

Tahap	Debit	Kredit
DP diterima	Kas/Bank Rp13.320.000	Uang muka penjualan Rp12.000.000; PPN keluaran Rp1.320.000
Invoice saat penyerahan	Piutang usaha Rp13.320.000; Uang muka penjualan Rp12.000.000	Pendapatan Rp24.000.000; PPN keluaran Rp1.320.000
Pelunasan	Kas/Bank Rp13.320.000	Piutang usaha Rp13.320.000

Setelah ketiga jurnal ini, saldo uang muka penjualan kembali nol, pendapatan tercatat Rp24.000.000, dan total PPN keluaran Rp2.640.000. Angka ini sama dengan perhitungan tanpa DP. Bila saldo uang muka tidak kembali nol, kemungkinan ada DP yang belum dipotongkan ke invoice.

Cara mengisi faktur pajak uang muka dan pelunasan di Coretax sebaiknya mengikuti panduan DJP terbaru atau dikonfirmasi ke konsultan pajak, karena menu dan template Coretax masih terus diperbarui.

Deposit pelanggan dan biaya titipan: dua kasus yang sering salah catat

Deposit pelanggan (uang titipan)

Deposit berbeda dari uang muka. Uang muka terkait pesanan tertentu, sedangkan deposit adalah saldo yang disetor pelanggan untuk dipakai bertahap. Contohnya klien korporat di biro perjalanan atau orang tua murid di lembaga kursus. Sampai dipakai, deposit tetap menjadi kewajiban Anda dan bisa diminta kembali.

Contoh: seorang klien menyetor deposit Rp30.000.000 untuk pemesanan selama satu kuartal, lalu memakai Rp8.000.000 untuk melunasi satu invoice.

Kejadian	Debit	Kredit
Deposit diterima	Kas/Bank Rp30.000.000	Deposit pelanggan Rp30.000.000
Invoice Rp8.000.000 diterbitkan	Piutang usaha Rp8.000.000	Pendapatan (dan PPN bila ada) Rp8.000.000
Deposit dipakai melunasi invoice	Deposit pelanggan Rp8.000.000	Piutang usaha Rp8.000.000
Sisa dikembalikan di akhir kontrak	Deposit pelanggan Rp22.000.000	Kas/Bank Rp22.000.000

Kirim laporan saldo deposit per pelanggan secara berkala agar tidak terjadi sengketa. Untuk PPN, bila deposit sebenarnya pembayaran di muka atas penyerahan tertentu, perlakuannya mengikuti uang muka. Bila deposit murni titipan yang belum jelas peruntukannya, konfirmasikan perlakuan PPN-nya dengan konsultan pajak.

Biaya titipan (reimbursement)

Agensi, event organizer, dan biro perjalanan sering membayar biaya atas nama klien, misalnya sewa venue, tiket, atau biaya perizinan, lalu menagihkannya kembali. Biaya seperti ini sebaiknya ditampilkan terpisah dari imbalan jasa di invoice.

Perlakuan pajaknya bergantung pada fakta. Dalam praktik DJP dan sejumlah putusan Pengadilan Pajak, reimbursement umumnya tidak dimasukkan ke DPP PPN bila ada perjanjian, tagihan pihak ketiga dibuat atas nama klien, dan biaya diteruskan tanpa mark-up. Bila tagihan pihak ketiga dibuat atas nama usaha Anda lalu ditagihkan ulang, nilainya cenderung menjadi bagian dari harga jual. Pendapat di lapangan masih bisa berbeda, jadi pastikan model Anda dengan konsultan pajak sebelum menetapkan format invoice.

Di pembukuan, pisahkan juga akunnya. Talangan yang memenuhi syarat di atas dicatat sebagai piutang talangan klien, bukan sebagai beban dan pendapatan. Dengan begitu, margin jasa Anda tidak tampak membengkak atau menyusut karena biaya titipan.

Bea meterai pada invoice dan kuitansi

UU 10/2020 tentang Bea Meterai mengenakan bea meterai Rp10.000 atas dokumen yang menyatakan jumlah uang lebih dari Rp5.000.000 dan (1) menyebutkan penerimaan uang, atau (2) berisi pengakuan bahwa utang telah dilunasi atau diperhitungkan (Pasal 3 ayat (2) huruf g dan Pasal 5).

Penerapannya pada dokumen penagihan:

Dokumen	Nominal lebih dari Rp5 juta	Bea meterai
Kuitansi atau tanda terima pembayaran	Ya	Terutang Rp10.000
Invoice yang hanya berisi tagihan	Ya	Umumnya bukan objek, karena tidak menyebutkan penerimaan uang
Invoice yang dicap "LUNAS" atau menyatakan pembayaran telah diterima	Ya	Terutang Rp10.000, karena berfungsi sebagai tanda terima
Kuitansi atau invoice senilai Rp5.000.000 atau kurang	Tidak	Tidak terutang

Beberapa catatan praktis:

• Untuk dokumen yang dibuat sepihak seperti kuitansi, bea meterai terutang oleh pihak yang menerima dokumen (Pasal 9), yaitu pelanggan yang membayar. Sepakati sejak awal siapa yang menyediakan meterainya.
• Bea meterai adalah pajak atas dokumen. Meterai tidak menentukan sah atau tidaknya transaksi, tetapi kewajiban bea meterainya tetap harus dipenuhi.
• Meterai bisa berupa meterai tempel atau meterai elektronik (e-Meterai) untuk dokumen digital.
• Bila perlakuan suatu dokumen tidak jelas, misalnya invoice yang sekaligus memuat syarat perjanjian, konsultasikan dengan konsultan pajak.

Mengelola piutang: laporan umur piutang dan jadwal penagihan

Urusan invoice baru selesai ketika tagihannya lunas. Alat utamanya adalah laporan umur piutang (aging schedule), yaitu daftar invoice terbuka yang dikelompokkan menurut lamanya lewat jatuh tempo.

Berikut contoh ringkasan umur piutang sebuah distributor kecil pada akhir bulan:

Kelompok umur	Saldo	Porsi	Tindakan
Belum jatuh tempo	Rp95.000.000	51%	Kirim pengingat 3 hari sebelum jatuh tempo
Lewat 1–30 hari	Rp48.000.000	26%	Email dan telepon ke bagian keuangan pelanggan
Lewat 31–60 hari	Rp22.500.000	12%	Eskalasi ke pemilik atau atasan; tahan order baru
Lewat 61–90 hari	Rp12.000.000	6%	Surat tagihan resmi; tawarkan jadwal cicilan tertulis
Lewat lebih dari 90 hari	Rp8.500.000	5%	Evaluasi penyisihan atau penghapusan; pertimbangkan jalur hukum
Total	Rp186.000.000

Jadwal penagihan yang konsisten lebih efektif daripada menagih saat kas sedang menipis:

1. H-3: kirim pengingat sopan beserta salinan invoice.
2. Hari jatuh tempo: cek mutasi rekening. Bila dana belum masuk, konfirmasikan ke pelanggan.
3. H+7: telepon bagian keuangan pelanggan dan tanyakan kendalanya, misalnya invoice belum diterima atau masih menunggu tanda tangan.
4. H+30: lakukan eskalasi dan pertimbangkan menahan pengiriman berikutnya sesuai kebijakan kredit Anda.
5. H+60 ke atas: tawarkan kesepakatan cicilan tertulis, dan libatkan pihak yang berwenang bila perlu.

Ukur hasilnya dengan rata-rata hari penagihan (days sales outstanding/DSO): saldo piutang ÷ penjualan kredit dalam periode × jumlah hari. Contoh: saldo piutang Rp186.000.000 dan penjualan kredit bulan itu Rp124.000.000, maka DSO = 186 ÷ 124 × 30 = 45 hari. Bila termin Anda 30 hari, artinya pelanggan rata-rata membayar 15 hari terlambat.

Bila pelanggan memotong PPh 23. Pelanggan berbentuk badan yang memotong PPh 23 atas jasa Anda akan mentransfer kurang dari nilai invoice. Tarifnya 2% dari jumlah bruto tidak termasuk PPN, untuk jasa yang termasuk objek PPh 23. Contohnya, invoice jasa Rp18.000.000 + PPN Rp1.980.000 = Rp19.980.000. PPh 23 yang dipotong 2% × Rp18.000.000 = Rp360.000, sehingga transfer yang masuk Rp19.620.000.

Debit	Kredit
Kas/Bank Rp19.620.000	Piutang usaha Rp19.980.000
PPh 23 dibayar di muka Rp360.000

Mintalah bukti potong dari pelanggan, karena PPh 23 itu menjadi kredit pajak Anda. Jangan biarkan selisih Rp360.000 menggantung sebagai piutang yang seolah belum dibayar. Bila usaha Anda memakai PPh final 0,5%, konfirmasikan perlakuan pemotongannya dengan konsultan pajak.

Kesalahan umum yang perlu dihindari

1. Mencatat proforma sebagai piutang. Akibatnya, saldo piutang lebih besar dari kenyataan.
2. Mencatat uang muka atau deposit langsung sebagai pendapatan. Pendapatan diakui saat penyerahan. Sebelum itu, dana tersebut adalah kewajiban.
3. Mengakui pendapatan hanya saat uang masuk padahal usaha memakai pembukuan akrual. Hal ini makin penting bagi CV dan PT yang menghitung PPh badan dari laba (lihat dampak PP 20/2026 pada pembukuan).
4. Menghapus invoice yang salah. Batalkan atau buat nota kredit agar jejaknya tetap ada dan urutan nomor tidak bolong.
5. Mencantumkan PPN padahal belum PKP, atau sebaliknya, lupa membuat faktur pajak saat menerima DP.
6. Mencampur biaya titipan dengan pendapatan jasa, sehingga margin dan dasar pajaknya menjadi kabur.
7. Membiarkan semua orang mencatat pembayaran. Pisahkan tugasnya: tim sales membuat invoice, bagian keuangan mencatat penerimaan.
8. Membuang arsip terlalu cepat. UU KUP mewajibkan dokumen dasar pembukuan, termasuk invoice dan kuitansi elektronik, disimpan 10 tahun di Indonesia (Pasal 28 ayat (11)).

Bagaimana Solvy membantu

Solvy adalah software akuntansi dan ERP berbasis cloud untuk UKM Indonesia. Untuk alur penagihan, berikut yang tersedia:

• Faktur dan pembayaran (semua paket). Faktur penjualan, pencatatan pembayaran, jurnal, dan bagan akun Indonesia. NPWP, NIK, dan NIB disimpan di data kontak. Tata letak faktur bisa menampilkan harga termasuk pajak atau rincian PPN. Lihat akuntansi & faktur.
• Proforma dan kuitansi (semua paket). Selain faktur, tersedia tata letak proforma dan kuitansi. Lihat faktur, proforma & kuitansi.
• Deposit dan uang muka (mulai paket Advance). Dicatat sebagai kewajiban, dipakai untuk melunasi faktur, dan dipantau lewat laporan deposit. Lihat deposit pelanggan.
• Biaya titipan (mulai paket Advance). Tagihan pemasok bisa dibuat dari faktur pelanggan, dilengkapi laporan margin per order. Lihat biaya titipan. Fitur ini relevan untuk usaha jasa & agensi dan biro perjalanan.
• Kontrol akses (mulai paket Advance). Hak melihat faktur sendiri, tim, atau semua, serta hak terpisah untuk mencatat pembayaran. Lihat hak akses faktur.
• Laporan piutang (mulai paket Advance). Umur piutang, faktur terbuka, laporan PPN, dan ekspor ke Excel. Lihat laporan keuangan.
• e-Faktur. Solvy membantu menyiapkan data faktur pajak keluaran dan mengekspornya dalam format XML sesuai template Coretax DJP, untuk diimpor melalui menu Impor Data di Coretax. Nomor seri faktur pajak (NSFP) diberikan oleh DJP setelah e-Faktur disetujui di Coretax; Solvy dapat mencatat nomor tersebut di transaksi Anda. Lihat e-Faktur CoreTax.

Ada beberapa batasan. Solvy bukan PJAP, sehingga faktur pajak tidak dikirim langsung ke DJP: berkas XML tetap diunggah dan disetujui di Coretax. Solvy juga belum memiliki layar rekonsiliasi bank maupun impor mutasi bank, jadi pembayaran yang masuk masih dicocokkan dan dicatat manual. Pengingat tagihan lewat WhatsApp otomatis dan payment gateway juga belum tersedia.

Ingin melihat alur ini di Solvy? Jadwalkan demo.

Informasi ini bersifat edukatif per 25 Oktober 2026. Untuk kondisi bisnis Anda, konsultasikan dengan konsultan pajak terdaftar.