Akuntansi Perusahaan Jasa & Agensi: Cara Menghitung Profit per Proyek dan per Klien

Akuntansi perusahaan jasa pada dasarnya sama dengan akuntansi usaha lain: ada jurnal, buku besar, dan laporan keuangan. Bedanya, yang Anda jual adalah waktu dan keahlian tim, sehingga biaya terbesar, yaitu gaji, tidak otomatis menempel ke proyek atau klien tertentu. Untuk tahu proyek dan klien mana yang benar-benar menguntungkan, Anda perlu menghubungkan empat data: nilai yang ditagih, jam kerja tim, biaya pihak ketiga, dan uang muka.

Panduan ini mengikuti alur kerja agensi dan usaha jasa dari prospek, penawaran harga, proyek, dan timesheet, sampai margin per klien. Setiap tahap dilengkapi contoh angka dalam Rupiah (semua angka adalah ilustrasi), contoh jurnal, dan catatan pajaknya.

Apa yang membuat akuntansi perusahaan jasa berbeda

Buku teks biasanya menyebut perusahaan jasa "tidak punya persediaan barang dagang", lalu berhenti di situ. Dalam praktik agensi, konsultan, studio desain, atau penyedia jasa lain, perbedaannya lebih luas.

Aspek	Perusahaan dagang	Perusahaan jasa / agensi
Yang dijual	Barang	Waktu, keahlian, hasil kerja
Biaya pokok	Harga pokok penjualan (HPP) barang	Jam kerja tim + biaya langsung proyek (freelancer, produksi, lisensi)
Biaya per transaksi	Tercatat saat barang keluar	Tidak otomatis; perlu timesheet untuk tahu jam habis ke proyek mana
Kapan pendapatan diakui	Saat barang diserahkan	Saat pekerjaan diserahkan atau sesuai tahap yang disepakati
Uang di muka	Kadang-kadang	Sangat umum: DP proyek, retainer bulanan
Biaya yang ditalangi untuk klien	Jarang	Sering: belanja iklan, cetak, talent, tiket
Pajak yang sering muncul	PPN	PPN (bila PKP) dan PPh 23 yang dipotong klien

Konsekuensinya, laporan laba rugi biasa hanya menjawab "apakah perusahaan untung bulan ini". Laporan itu tidak menjawab "proyek mana yang menggerus laba" atau "klien mana yang menghabiskan jam tim tanpa sebanding dengan bayarannya". Dua pertanyaan terakhir inilah inti profitabilitas bisnis jasa.

Ada satu alasan lagi untuk merapikan angka ini di 2026. Sejak PP 20/2026 (berlaku 22 April 2026), CV, firma, dan PT yang baru terdaftar tidak lagi dapat memakai PPh Final 0,5% dari omzet. Agensi berbentuk badan seperti itu menghitung PPh badan dari laba, sehingga pembukuan yang memisahkan pendapatan dan biaya dengan benar langsung berpengaruh ke pajaknya. Penjelasan lengkapnya ada di artikel PP 20/2026 dan dampaknya pada pembukuan.

Alur agensi dari prospek sampai margin: data apa yang dicatat di tiap tahap

Profit per proyek tidak bisa dihitung di akhir bila datanya tidak ditangkap sejak awal. Berikut tahap-tahapnya beserta data yang perlu dicatat.

Tahap	Dokumen atau aktivitas	Data yang perlu ditangkap
1. Prospek	Catatan di CRM	Sumber prospek, perkiraan nilai, kebutuhan klien
2. Penawaran harga	Quotation	Estimasi jam per peran, fee jasa, biaya pihak ketiga terpisah, termin
3. Proyek dimulai	Proyek dan daftar tugas	Estimasi jam per tugas, penanggung jawab, tenggat
4. Uang muka	Proforma, lalu penerimaan DP	DP dicatat sebagai kewajiban, bukan pendapatan
5. Pengerjaan	Timesheet harian	Jam per orang per tugas, termasuk revisi dan rapat
6. Biaya pihak ketiga	Tagihan pemasok	Ditautkan ke klien atau order agar bisa ditagihkan ulang
7. Penagihan	Invoice termin atau pelunasan, kuitansi	DP dipotongkan, PPN (bila PKP), bukti potong PPh 23 dari klien
8. Evaluasi	Rekap margin	Estimasi vs aktual, margin per proyek dan per klien

Kebocoran margin paling sering terjadi di tahap 5 dan 6: jam revisi yang tidak dicatat, dan biaya yang ditalangi tetapi lupa ditagihkan. Untuk dokumen di tahap 4 dan 7, panduan invoice dan penagihan UKM membahasnya secara rinci.

Langkah 1: Hitung biaya per jam tim

Semua perhitungan profit bisnis jasa bertumpu pada satu angka: berapa biaya perusahaan untuk satu jam kerja setiap orang. Angka ini berbeda dari tarif yang Anda tagihkan ke klien.

Rumus: biaya per jam = total biaya karyawan per bulan ÷ jam kerja tersedia per bulan

Total biaya karyawan mencakup gaji, tunjangan tetap, iuran BPJS porsi perusahaan, serta THR dan bonus yang dirata-ratakan per bulan. Jam kerja tersedia adalah jam kerja normal sebulan, misalnya 22 hari × 7,5 jam = 165 jam.

Peran	Total biaya per bulan	Jam tersedia	Biaya per jam
Project manager	Rp13.200.000	165	Rp80.000
Desainer	Rp9.900.000	165	Rp60.000
Developer	Rp14.850.000	165	Rp90.000
Copywriter	Rp8.250.000	165	Rp50.000

Beberapa catatan:

• Pakai total biaya, bukan gaji pokok saja. Gaji pokok membuat biaya per jam tampak lebih murah dari kenyataan.
• Pisahkan overhead. Sewa kantor, langganan software, gaji admin dan keuangan, serta waktu pemilik tidak dimasukkan ke biaya per jam di atas. Overhead dibahas terpisah di bawah, supaya Anda bisa melihat dua lapis laba: margin proyek dan laba perusahaan.
• Perbarui setiap ada kenaikan gaji, minimal setahun sekali.

Utilisasi: jam yang benar-benar dipakai untuk klien

Tidak semua 165 jam dipakai untuk pekerjaan klien. Ada rapat internal, pitching, pelatihan, dan waktu menunggu brief. Perbandingan jam untuk klien dengan jam tersedia disebut utilisasi.

Rumus: utilisasi = jam tercatat untuk pekerjaan klien ÷ jam tersedia

Misalnya desainer di atas hanya mencatat 99 jam untuk proyek klien dalam sebulan. Utilisasinya 99 ÷ 165 = 60%. Biaya bulanannya tetap Rp9.900.000, sehingga biaya efektif per jam kerja klien menjadi Rp9.900.000 ÷ 99 = Rp100.000, bukan Rp60.000. Tarif yang dihitung dari Rp60.000 per jam akan terlihat untung di atas kertas, tetapi menipis di laporan laba rugi.

Tidak ada angka utilisasi yang cocok untuk semua usaha. Tentukan target sendiri dari data beberapa bulan pertama, lalu pantau trennya.

Langkah 2: Susun penawaran harga dari estimasi jam

Penawaran yang sehat dimulai dari estimasi jam per peran, bukan dari "harga pasaran". Harga pasar tetap perlu dicek, tetapi sebagai pembanding, bukan titik awal.

Contoh: penawaran proyek website company profile untuk Klien A.

Peran	Estimasi jam	Biaya per jam	Estimasi biaya
Project manager	24	Rp80.000	Rp1.920.000
Desainer	100	Rp60.000	Rp6.000.000
Developer	160	Rp90.000	Rp14.400.000
Copywriter	40	Rp50.000	Rp2.000.000
Subtotal tenaga kerja	324		Rp24.320.000
Freelancer ilustrasi + lisensi foto			Rp5.500.000
Total estimasi biaya proyek			Rp29.820.000

Agensi lalu menawarkan fee jasa Rp60.000.000 (belum termasuk PPN), dengan termin 50% di muka dan 50% saat serah terima. Estimasi margin proyek: Rp60.000.000 − Rp29.820.000 = Rp30.180.000, atau 50,3% dari nilai proyek.

Perhatikan bahwa margin dihitung dari harga jual, sedangkan markup dihitung dari biaya. Fee Rp60.000.000 atas biaya Rp29.820.000 berarti markup sekitar 101%, tetapi marginnya 50,3%. Keduanya sering tertukar saat menentukan harga.

Tips menyusun penawaran:

1. Pisahkan fee jasa dari biaya pihak ketiga seperti belanja iklan, cetak, atau talent. Biaya pihak ketiga ditagihkan terpisah agar tidak bercampur dengan pendapatan jasa.
2. Tulis batas lingkup kerja: jumlah revisi, jumlah halaman atau konten, dan durasi. Revisi di luar batas ditagihkan sebagai pekerjaan tambahan.
3. Minta uang muka untuk klien baru, terutama bila ada biaya pihak ketiga yang harus dibayar di awal.
4. Simpan estimasi jam per tugas. Angka ini menjadi pembanding saat proyek berjalan.

Langkah 3: Catat timesheet per tugas, termasuk revisi

Timesheet adalah sumber data biaya terbesar di bisnis jasa. Tanpa timesheet, profit per proyek hanyalah tebakan.

Aturan praktis agar timesheet bisa dipakai:

1. Catat setiap hari, jangan direkap di akhir minggu. Ingatan tentang jam kerja cepat kabur.
2. Catat per tugas, bukan hanya per proyek. Dengan begitu Anda tahu bagian mana yang membengkak: desain, development, atau revisi.
3. Catat juga pekerjaan yang tidak ditagih, seperti revisi dalam batas, rapat dengan klien, atau membalas chat. Justru jam inilah yang paling sering menggerus margin.
4. Buat proyek internal untuk pitching, pelatihan, dan administrasi, supaya utilisasi bisa dihitung.
5. Bandingkan estimasi dengan aktual setiap minggu, jangan menunggu proyek selesai. Pembengkakan yang terlihat di minggu kedua masih bisa dibicarakan dengan klien.

Langkah 4: Hitung profit per proyek

Rumus: margin proyek = pendapatan proyek − biaya tenaga kerja (jam timesheet × biaya per jam) − biaya langsung proyek

Lanjutan contoh Klien A setelah proyek selesai:

Peran	Estimasi jam	Jam aktual	Biaya aktual
Project manager	24	30	Rp2.400.000
Desainer	100	120	Rp7.200.000
Developer	160	220	Rp19.800.000
Copywriter	40	40	Rp2.000.000
Total tenaga kerja	324	410	Rp31.400.000
Biaya langsung (freelancer, lisensi)			Rp5.500.000
Total biaya proyek			Rp36.900.000

• Pendapatan proyek: Rp60.000.000
• Margin proyek aktual: Rp60.000.000 − Rp36.900.000 = Rp23.100.000 (38,5%)
• Margin yang direncanakan: Rp30.180.000 (50,3%)

Selisih Rp7.080.000 berasal dari 86 jam tambahan, sebagian besar di development. Dari sudut lain, pendapatan per jam kerja turun dari Rp185.185 (Rp60.000.000 ÷ 324 jam) menjadi Rp146.341 (Rp60.000.000 ÷ 410 jam).

Pertanyaan evaluasi setelah proyek selesai:

• Apakah tambahan jam berasal dari permintaan di luar lingkup yang seharusnya ditagihkan?
• Apakah estimasi untuk jenis tugas ini memang selalu terlalu rendah? Bila ya, perbaiki templat penawaran berikutnya.
• Apakah ada biaya pihak ketiga yang belum ditagihkan ulang?

Dari margin proyek ke laba perusahaan

Margin proyek belum memperhitungkan overhead. Misalkan overhead agensi Rp45.000.000 per bulan untuk sewa, software, serta gaji admin dan keuangan. Total margin dari semua proyek dan retainer bulan itu harus melebihi Rp45.000.000 agar perusahaan untung. Jadi, evaluasi proyek memakai margin proyek, sedangkan kesehatan perusahaan dilihat dari laporan laba rugi.

Tip pembukuan: pisahkan akun gaji tim yang mengerjakan proyek (beban pokok pendapatan) dari gaji admin dan manajemen (beban umum dan administrasi). Dengan begitu, laba kotor di laporan laba rugi menjadi indikator margin jasa yang bermakna.

Langkah 5: Hitung profit per klien, terutama klien retainer

Klien retainer membayar tetap per bulan, sehingga pekerjaannya jarang "selesai" dan jarang dievaluasi. Padahal di sinilah lingkup kerja sering melebar diam-diam.

Contoh rekap satu bulan dengan rata-rata biaya tim Rp70.000 per jam:

Klien	Retainer per bulan	Jam tercatat	Biaya tenaga kerja	Biaya langsung	Margin	Margin %
Klien B	Rp25.000.000	180	Rp12.600.000	Rp1.000.000	Rp11.400.000	45,6%
Klien C	Rp15.000.000	190	Rp13.300.000	Rp0	Rp1.700.000	11,3%
Klien D	Rp10.000.000	60	Rp4.200.000	Rp500.000	Rp5.300.000	53,0%

Dari sisi omzet, Klien C ada di urutan kedua. Dari sisi jam, Klien C justru paling menyita waktu tim dan hampir tidak menyisakan margin. Pilihan yang bisa diambil:

1. Tinjau ulang lingkup kerja. Apa saja yang dikerjakan tim di luar kesepakatan awal?
2. Batasi jam atau jumlah output per bulan di kontrak, lalu tagihkan kelebihannya.
3. Naikkan retainer pada perpanjangan berikutnya, dengan data jam sebagai dasar negosiasi.
4. Ubah model penagihan menjadi per proyek atau per jam bila kebutuhan klien sulit diprediksi.

Data jam per klien juga membantu negosiasi. Kalimat "Tim kami mencatat 190 jam untuk akun Anda bulan lalu, sementara retainer dihitung untuk 120 jam" jauh lebih meyakinkan daripada "pekerjaannya banyak".

Pendapatan, uang muka, dan pajak: contoh jurnal

Bagian ini merangkum pencatatan yang paling sering muncul di perusahaan jasa. Contoh memakai proyek Klien A (fee Rp60.000.000, DP 50%). Asumsinya: agensi sudah PKP dan memakai tarif umum PPh, sedangkan klien adalah badan usaha yang memotong PPh 23.

Hitungan pajak per termin Rp30.000.000:

• PPN: 12% × DPP Nilai Lain (11/12 × Rp30.000.000 = Rp27.500.000) = Rp3.300.000, setara 11% dari fee (PMK 131/2024).
• PPh 23: 2% × Rp30.000.000 = Rp600.000. Dasar pemotongannya jumlah bruto tanpa PPN, bukan DPP Nilai Lain.
• Uang yang diterima: Rp30.000.000 + Rp3.300.000 − Rp600.000 = Rp32.700.000.

1. Terima DP 50%. Pekerjaan belum diserahkan, jadi DP adalah kewajiban.

Akun	Debit	Kredit
Kas/Bank	Rp32.700.000
Pajak dibayar di muka – PPh 23	Rp600.000
Uang muka pelanggan		Rp30.000.000
PPN keluaran		Rp3.300.000

2. Proyek diserahkan, invoice pelunasan. DP dipotongkan dari tagihan, dan seluruh fee diakui sebagai pendapatan.

Akun	Debit	Kredit
Uang muka pelanggan	Rp30.000.000
Piutang usaha	Rp33.300.000
Pendapatan jasa		Rp60.000.000
PPN keluaran		Rp3.300.000

3. Terima pelunasan.

Akun	Debit	Kredit
Kas/Bank	Rp32.700.000
Pajak dibayar di muka – PPh 23	Rp600.000
Piutang usaha		Rp33.300.000

Catatan penting:

• Faktur pajak dibuat saat DP diterima, lalu faktur pelunasan merujuk faktur uang muka tersebut. Langkahnya di Coretax ada di panduan faktur pajak uang muka dan pelunasan.
• Minta bukti potong PPh 23 dari klien setiap kali dipotong. Tanpa bukti potong, selisih Rp600.000 menggantung sebagai piutang yang seolah kurang bayar.
• Tarif PPh 23 sebesar 2% berlaku untuk imbalan jasa teknik, manajemen, konsultan, dan jasa lain yang tercantum di PMK 141/PMK.03/2015 (Pasal 23 UU PPh). Pastikan jenis jasa Anda dan kode objek pajaknya bersama konsultan pajak.
• Usaha yang memakai PPh Final 0,5% (misalnya orang pribadi atau PT Perorangan, PP 55/2022 s.t.d.d. PP 20/2026) mengikuti perlakuan yang berbeda untuk potongan dari klien. Penghasilan dari pekerjaan bebas berbasis keahlian, seperti konsultan, juga dikecualikan dari skema tersebut. Konfirmasikan posisi usaha Anda ke konsultan.
• Retainer yang ditagih di muka untuk layanan bulan berikutnya diperlakukan seperti DP: dicatat sebagai pendapatan diterima di muka, lalu diakui sebagai pendapatan pada bulan layanan diberikan. Prinsipnya sama dengan deposit pelanggan.
• Proyek panjang dengan beberapa termin: kapan pendapatan diakui, per tahap selesai atau sesuai kemajuan pekerjaan, bergantung pada isi kontrak dan standar akuntansi yang Anda pakai. Sepakati kebijakannya dengan akuntan, lalu terapkan secara konsisten.

Ringkasan kewajiban pajak lain untuk usaha kecil ada di panduan pajak UMKM 2026.

Biaya pihak ketiga yang ditagihkan ulang ke klien

Agensi sering menalangi biaya atas nama klien: belanja iklan, cetak, sewa alat, talent, atau tiket perjalanan. Ada dua risiko di sini. Biaya bisa lupa ditagihkan, atau tercampur dengan pendapatan jasa sehingga margin terlihat janggal.

Contoh: agensi menalangi belanja iklan Rp15.000.000 untuk Klien B. Bila dicatat sebagai pendapatan Rp15.000.000 dan beban Rp15.000.000, omzet terlihat naik tetapi persentase margin turun, padahal tidak ada nilai tambah. Bila lupa ditagihkan, Rp15.000.000 itu langsung menjadi kerugian.

Langkah praktis:

1. Catat biaya titipan di akun terpisah dari pendapatan jasa, sesuai kebijakan yang sudah dikonsultasikan.
2. Tautkan setiap tagihan pemasok ke klien atau order asalnya.
3. Cocokkan setiap bulan: semua tagihan pemasok untuk klien harus sudah muncul di invoice klien.
4. Simpan bukti tagihan pihak ketiga. Bukti ini juga menentukan perlakuan PPN dan PPh 23-nya.

Syarat dan jurnal biaya titipan dibahas di artikel PPN reimbursement dan biaya titipan ke klien.

Laporan yang perlu dipantau secara rutin

Laporan	Pertanyaan yang dijawab	Frekuensi
Rekap timesheet per proyek dan per orang	Jam tim habis ke mana?	Mingguan
Estimasi vs aktual jam per proyek	Proyek mana yang mulai membengkak?	Mingguan
Margin per proyek	Jenis proyek mana yang menguntungkan?	Saat proyek selesai
Margin per klien	Klien mana yang perlu ditinjau lingkup atau tarifnya?	Bulanan atau kuartalan
Utilisasi tim	Kapasitas tim terpakai atau perlu tambah orang?	Bulanan
Umur piutang	Siapa yang terlambat membayar?	Mingguan
Saldo uang muka klien	DP mana yang belum dipakai melunasi tagihan?	Bulanan
Laba rugi dengan perbandingan periode	Apakah margin perusahaan membaik?	Bulanan

Bila tim masih kecil, mulailah dari tiga laporan pertama. Laporan lain bisa ditambahkan setelah timesheet berjalan rutin.

Kesalahan umum yang menggerus profit bisnis jasa

1. Menghitung profit proyek dari invoice dikurangi biaya vendor saja. Jam tim, yang justru biaya terbesar, terlewat.
2. Tidak mencatat jam revisi dan komunikasi. Proyek terlihat sesuai estimasi, padahal tim lembur.
3. Menentukan tarif dari harga pasaran tanpa mengecek biaya per jam dan utilisasi.
4. Mencatat DP atau retainer di muka langsung sebagai pendapatan. Laba bulan itu terlalu tinggi, bulan berikutnya terlalu rendah.
5. Mencampur biaya titipan dengan pendapatan jasa, atau lupa menagihkannya.
6. Mengabaikan potongan PPh 23, sehingga piutang tidak pernah lunas di pembukuan.
7. Retainer tanpa batas lingkup kerja.
8. Menilai klien dari besarnya omzet, bukan dari margin dan jam yang dihabiskan.

Bagaimana Solvy membantu

Solvy adalah software akuntansi dan ERP berbasis cloud untuk UKM Indonesia, dibangun di atas Odoo 19 Community. Untuk usaha jasa dan agensi, berikut yang tersedia:

• CRM, proyek, dan timesheet (mulai paket Advance). Pipeline prospek per tahap, pengingat tindak lanjut, dan penawaran yang dibuat langsung dari prospek. Proyek berisi tugas dengan penanggung jawab dan tenggat, dan tim mencatat jam kerja per tugas dengan rekap per proyek, per orang, dan per periode. Lihat CRM, proyek & timesheet.
• Penawaran sampai faktur (semua paket). Penawaran yang disetujui menjadi order lalu faktur. Lihat penjualan, pembelian & kontak.
• Proforma dan kuitansi (semua paket) untuk meminta DP dan mengonfirmasi pembayaran. Lihat faktur, proforma & kuitansi.
• Deposit pelanggan dan uang muka (mulai paket Advance). DP dicatat sebagai kewajiban dan dipakai untuk melunasi faktur termin berikutnya. Lihat deposit pelanggan.
• Biaya titipan (mulai paket Advance). Tagihan pemasok dibuat dari faktur klien, dilengkapi laporan margin per order. Lihat biaya titipan.
• Hak akses faktur (mulai paket Advance) untuk memisahkan apa yang dilihat tim akun dan tim keuangan. Lihat hak akses faktur.
• Laporan keuangan (mulai paket Advance): laba rugi dengan perbandingan periode, umur piutang, faktur terbuka, dan ekspor ke Excel. Lihat laporan keuangan.
• e-Faktur. Solvy membantu menyiapkan data faktur pajak keluaran dan mengekspornya dalam format XML sesuai template Coretax DJP, untuk diimpor melalui menu Impor Data di Coretax.

Ada batasan yang perlu Anda ketahui. Contoh biaya per jam serta margin per proyek dan per klien di artikel ini disusun dari rekap jam timesheet dan data faktur; artikel ini tidak mengasumsikan adanya laporan profitabilitas proyek siap pakai, jadi tanyakan saat demo bagaimana alur ini dipetakan untuk usaha Anda. Solvy juga belum memiliki fitur anggaran (budget) akuntansi. e-Bupot belum otomatis, sehingga bukti potong yang Anda buat sebagai pemotong tetap dibuat di Coretax. Faktur pajak pun tidak dikirim langsung ke DJP karena Solvy bukan PJAP.

Ingin melihat alurnya dengan data contoh? Jadwalkan demo.

Informasi ini bersifat edukatif per 2 November 2026. Untuk kondisi bisnis Anda, konsultasikan dengan konsultan pajak terdaftar.