PPN Reimbursement & Biaya Titipan ke Klien: Syarat, Jurnal, dan Cara Menagih

Biaya yang Anda bayarkan lebih dulu untuk klien lalu ditagihkan kembali (reimbursement atau dana talangan) pada umumnya tidak dimasukkan ke dasar pengenaan PPN bila tiga syarat terpenuhi: diatur dalam perjanjian, tagihan pihak ketiga dibuat atas nama klien, dan biayanya diteruskan persis tanpa mark-up. Bila tagihan pihak ketiga dibuat atas nama usaha Anda lalu ditagih ulang, nilainya cenderung dianggap bagian dari harga jasa yang dikenai PPN. Di pembukuan, talangan yang memenuhi syarat dicatat sebagai piutang, bukan pendapatan.

Panduan ini menyatukan tiga hal yang biasanya dibahas terpisah: syarat pajaknya (PPN dan PPh 23), jurnalnya, dan cara menampilkannya di invoice. Contohnya diambil dari agensi dan biro perjalanan, dua jenis usaha yang sering menalangi biaya klien.

Biaya titipan, reimbursement, dan dana talangan: apa bedanya?

Dalam praktik, ketiga istilah ini dipakai bergantian. Intinya sama: Anda membayar biaya pihak ketiga yang sebenarnya menjadi beban klien, lalu meminta klien menggantinya. Contohnya:

• Agensi: biaya pasang iklan di media, cetak materi promosi, atau sewa tempat acara.
• Biro perjalanan: tiket pesawat atau kamar hotel yang dipesankan untuk peserta di luar paket.
• Konsultan dan jasa perizinan: biaya notaris atau penerimaan negara bukan pajak (PNBP) yang dibayarkan untuk klien.

Artikel ini membahas talangan untuk klien. Penggantian biaya kepada karyawan, misalnya bensin atau parkir yang diklaim staf, punya pertimbangan pajak lain dan tidak dibahas di sini.

Perlakuan pajaknya tidak ditentukan oleh nama akun, melainkan oleh bentuk transaksinya:

	Reimbursement murni	Penjualan kembali (re-billing)
Tagihan pihak ketiga dibuat atas nama	Klien	Usaha Anda
Jumlah yang ditagih ke klien	Sama persis dengan tagihan pihak ketiga	Bisa ditambah mark-up atau biaya penanganan
Bukti yang diserahkan ke klien	Tagihan dan bukti bayar pihak ketiga	Invoice Anda sendiri
Pencatatan	Piutang talangan klien	Pendapatan dan beban pokok
PPN (bagi PKP)	Pada umumnya bukan bagian dari DPP	Menjadi bagian dari DPP
PPh 23 (bila klien pemotong)	Dikecualikan dari jumlah bruto bila ada bukti	Ikut dihitung dalam jumlah bruto

Kapan reimbursement tidak dikenai PPN: tiga syarat

UU PPN mengenakan pajak atas penggantian, yaitu nilai berupa uang, termasuk semua biaya yang diminta pengusaha karena menyerahkan jasa (Pasal 1 angka 19 UU 42/2009, terakhir diubah dengan UU 7/2021 tentang HPP). Artinya, biaya yang Anda tagihkan sebagai bagian dari jasa Anda pada dasarnya ikut menjadi DPP.

Belum ada PMK khusus tentang reimbursement. Rujukan yang sering dipakai adalah Surat Direktur Jenderal Pajak S-1047/PJ.322/2004 dan sejumlah putusan Pengadilan Pajak. Keduanya umumnya tidak memasukkan reimbursement ke DPP PPN bila:

1. Ada perjanjian. Kontrak atau surat penawaran menyebut bahwa biaya pihak ketiga tertentu ditanggung klien dan ditagihkan sebesar biaya sebenarnya (at cost).
2. Tagihan pihak ketiga atas nama klien. Klien adalah penanggung beban yang sebenarnya. Bila pihak ketiga itu PKP, faktur pajaknya juga dibuat atas nama klien.
3. Diteruskan tanpa mark-up. Jumlah yang Anda tagih sama persis dengan tagihan pihak ketiga, dan tagihan aslinya diserahkan kepada klien.

Bila salah satu syarat tidak terpenuhi, posisi Anda saat pemeriksaan menjadi lemah. Sengketa reimbursement umumnya diputus berdasarkan bukti: nama di tagihan, isi perjanjian, dan kecocokan angka. Pendapat di lapangan juga masih berbeda. Ada yang menilai setiap penagihan ulang terutang PPN. Karena itu, pastikan model penagihan Anda dengan konsultan pajak sebelum menetapkan format invoice.

Siapkan berkasnya untuk setiap transaksi: salinan kontrak, tagihan pihak ketiga atas nama klien, bukti transfer Anda ke pihak ketiga, dan rekap talangan per klien. UU KUP mewajibkan dokumen dasar pembukuan disimpan 10 tahun.

Bila tagihan atas nama Anda: biaya ikut menjadi DPP

Pihak ketiga sering tidak mau menagih atas nama klien. Misalnya, media hanya menerbitkan invoice kepada agensi yang memesan. Dalam situasi ini, Anda sebenarnya membeli jasa lalu menjualnya kembali, sehingga seluruh nilai yang ditagih ke klien menjadi bagian dari penggantian.

Contoh agensi (PKP): jasa manajemen kampanye Rp20.000.000, biaya media Rp50.000.000, dan biaya penanganan 10% dari biaya media, yaitu Rp5.000.000.

	Reimbursement murni	Re-billing atas nama agensi
DPP (harga jasa)	Rp20.000.000	Rp75.000.000
DPP Nilai Lain (11/12)	Rp18.333.333	Rp68.750.000
PPN 12%	Rp2.200.000	Rp8.250.000

Untuk jasa non-mewah, PPN dihitung 12% dari DPP Nilai Lain sebesar 11/12 harga jual, sehingga beban efektifnya 11% (PMK 131/2024). Pada skema re-billing, PPN yang ditagih media kepada agensi menjadi pajak masukan agensi, sepanjang memenuhi syarat pengkreditan.

Risiko terbesar muncul saat bentuknya campur aduk. Contohnya, faktur pajak media dibuat atas nama klien, tetapi agensi menambah mark-up dan tidak memungut PPN atas talangan. Bila dikoreksi, PPN atas seluruh tagihan bisa terutang, sementara pajak masukan dari media tidak bisa Anda kreditkan karena faktur itu milik klien.

Ingin memungut biaya penanganan? Praktik yang umum disarankan adalah menagihnya sebagai baris jasa tersendiri yang dikenai PPN, sementara biaya pihak ketiga tetap ditagih at cost. Konfirmasikan pendekatan ini ke konsultan pajak Anda.

Catatan untuk biro perjalanan

Biro perjalanan yang memakai PPN besaran tertentu menghitung PPN 1,1% dari harga jual paket wisata, sarana angkutan, dan akomodasi (PMK 71/2022 jo. PMK 11/2025). Tiket dan hotel yang dijual biro atas namanya sendiri termasuk dalam harga jual itu. Contoh: paket tur Rp45.000.000 yang sudah mencakup tiket dan hotel dikenai PPN Rp495.000.

Untuk tiket atau hotel yang benar-benar ditagihkan atas nama peserta dan diteruskan at cost, prinsip reimbursement di atas bisa relevan. Perhatikan bahwa nama penumpang di tiket belum tentu sama dengan nama di tagihan. Yang dilihat adalah kepada siapa maskapai atau hotel menerbitkan tagihannya. Perlakuan dana talangan di usaha travel sebaiknya dikonfirmasi dengan konsultan pajak. Kebutuhan lain usaha travel dirangkum di halaman biro perjalanan.

Satu pengecualian lagi: jasa pengurusan transportasi (freight forwarding) yang tagihannya memuat biaya transportasi punya aturan besaran tertentu sendiri, yaitu 1,1% dari jumlah yang ditagih (PMK 71/2022 jo. PMK 11/2025).

PPh 23 atas reimbursement: dikecualikan bila ada bukti

Jasa periklanan dan jasa penyelenggara kegiatan (event organizer) termasuk "jasa lain" yang dipotong PPh 23 sebesar 2% dari jumlah bruto, tidak termasuk PPN (PMK 141/PMK.03/2015). PMK yang sama mengecualikan dari jumlah bruto pembayaran yang merupakan penggantian (reimbursement) atas biaya yang telah dibayarkan penyedia jasa kepada pihak ketiga. Syaratnya, biaya itu dapat dibuktikan dengan faktur tagihan dan/atau bukti pembayaran. Tanpa bukti tersebut, jumlah bruto adalah seluruh pembayaran.

Dengan contoh agensi di atas, bila klien adalah pemotong PPh 23:

• Ada bukti tagihan media: PPh 23 = 2% × Rp20.000.000 = Rp400.000.
• Tanpa bukti: PPh 23 = 2% × Rp70.000.000 = Rp1.400.000.

Karena itu, lampirkan tagihan pihak ketiga ke invoice Anda. Tanpa lampiran, bagian keuangan klien cenderung memotong dari total tagihan, dan kelebihan potongan itu tidak mudah diurus kembali.

Jurnal reimbursement klien: piutang, bukan pendapatan

Talangan yang memenuhi syarat bukan pendapatan Anda. Uang itu hanya lewat, jadi catat sebagai aset berupa piutang. Buat akun Piutang talangan klien di kelompok aset lancar, terpisah dari piutang usaha.

Contoh berikut melanjutkan kasus agensi dengan skema reimbursement murni. Tagihan media Rp50.000.000 dibuat atas nama klien, agensi membayarnya lebih dulu, lalu klien memotong PPh 23 atas jasa.

Kejadian	Debit	Kredit
Agensi membayar tagihan media atas nama klien	Piutang talangan klien Rp50.000.000	Kas/Bank Rp50.000.000
Invoice jasa diterbitkan	Piutang usaha Rp22.200.000	Pendapatan jasa Rp20.000.000; PPN keluaran Rp2.200.000
Biaya titipan dimasukkan ke invoice yang sama	Piutang usaha Rp50.000.000	Piutang talangan klien Rp50.000.000
Klien membayar setelah memotong PPh 23	Kas/Bank Rp71.800.000; PPh 23 dibayar di muka Rp400.000	Piutang usaha Rp72.200.000

Hasilnya, laporan laba rugi hanya menunjukkan pendapatan jasa Rp20.000.000. Bila talangan dicatat sebagai pendapatan dan beban, omzet tampak Rp70.000.000 dan persentase margin terlihat jauh lebih kecil dari kenyataan. Bagi wajib pajak pengguna PPh final 0,5% yang dihitung dari peredaran bruto, talangan yang tercatat sebagai omzet juga bisa ikut membesarkan angka peredaran bruto. Bicarakan hal ini dengan konsultan pajak.

Pada skema re-billing, jurnalnya berbeda. Tagihan media dicatat sebagai beban pokok (dengan PPN masukan bila ada), dan seluruh tagihan ke klien dicatat sebagai pendapatan.

Setiap akhir bulan, cocokkan saldo akun Piutang talangan klien dengan rekap talangan yang belum ditagih. Saldo yang menumpuk berbulan-bulan biasanya menandakan talangan yang lupa ditagihkan.

Cara menampilkan biaya titipan di invoice

1. Pisahkan dua bagian, yaitu "Jasa" dan "Biaya titipan (reimbursement)".
2. Hitung PPN hanya atas bagian jasa, bila talangan memenuhi syarat reimbursement.
3. Tulis rujukan tagihan pihak ketiga di setiap baris titipan: nama pihak ketiga, serta nomor dan tanggal tagihannya.
4. Lampirkan salinan tagihan dan bukti bayar, lalu serahkan aslinya bila diminta klien.
5. Buat faktur pajak hanya untuk bagian jasa, dan pastikan e-Faktur diunggah dan disetujui paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya.
6. Cantumkan dasar PPh 23 agar klien memotong dari nilai jasa saja.
7. Untuk talangan besar, minta dana di muka. Terbitkan proforma dan catat dananya sebagai deposit pelanggan, sehingga kas Anda tidak tertahan.

Contoh tampilan invoice:

Uraian	Jumlah
A. Jasa
Jasa manajemen kampanye Oktober 2026	Rp20.000.000
PPN 12% × DPP Nilai Lain Rp18.333.333	Rp2.200.000
Subtotal jasa	Rp22.200.000
B. Biaya titipan (at cost, tagihan atas nama klien)
Iklan media, tagihan No. MED/10/0456 tanggal 5 Oktober 2026	Rp50.000.000
Total tagihan	Rp72.200.000
Dasar PPh 23 (bila dipotong): 2% × Rp20.000.000	Rp400.000

Gambaran alur penagihan secara utuh, dari proforma hingga piutang yang terlambat dibayar, ada di panduan invoice dan penagihan UKM.

Kesalahan umum yang memicu koreksi

1. Menambah mark-up diam-diam pada biaya pihak ketiga, lalu tetap menyebutnya reimbursement.
2. Menagih ulang tagihan yang dibuat atas nama sendiri tanpa memungut PPN atas nilainya.
3. Tidak ada klausul talangan di kontrak, sehingga sulit membuktikan bahwa klien memang penanggung bebannya.
4. Mencatat talangan sebagai pendapatan dan beban, sehingga omzet dan margin menjadi kabur.
5. Tidak melampirkan bukti ke invoice, sehingga klien memotong PPh 23 dari total tagihan.
6. Lupa menagih talangan kecil, seperti ongkos kurir atau cetak, karena tidak ada akun terpisah.
7. Mencampur talangan beberapa klien di satu akun tanpa rincian per klien.

Bagaimana Solvy membantu

Solvy adalah software akuntansi dan ERP berbasis cloud untuk UKM Indonesia. Untuk biaya titipan, berikut yang tersedia:

• Biaya titipan (mulai paket Advance). Tagihan pemasok dapat dibuat dari faktur pelanggan, dilengkapi laporan margin per order. Lihat fitur biaya titipan.
• Faktur dan PPN (semua paket). Faktur penjualan, tagihan pemasok, PPN keluaran dan masukan, serta tata letak faktur dengan rincian PPN. Lihat akuntansi & faktur.
• e-Faktur. Solvy membantu menyiapkan data faktur pajak keluaran dan mengekspornya dalam format XML sesuai template Coretax DJP, untuk diimpor melalui menu Impor Data di Coretax. Nomor seri faktur pajak (NSFP) diberikan oleh DJP setelah e-Faktur disetujui.
• Laporan (mulai paket Advance). Buku besar, umur piutang, faktur terbuka, dan laporan PPN, dengan ekspor ke Excel. Lihat laporan keuangan.
• Proyek dan timesheet (mulai paket Advance) untuk agensi yang menagih jam kerja di samping biaya titipan. Lihat solusi jasa & agensi.
• Deposit pelanggan (mulai paket Advance) untuk menampung dana di muka sebelum Anda menalangi biaya besar.

Ada batasan yang perlu diketahui. Solvy mencatat transaksi sesuai perlakuan yang Anda pilih, tetapi tidak memutuskan apakah suatu biaya memenuhi syarat reimbursement. Keputusan itu ada pada Anda dan konsultan pajak. Solvy juga bukan PJAP, sehingga berkas XML tetap diunggah dan disetujui di Coretax. Untuk biro perjalanan, PPN besaran tertentu 1,1% dikonfigurasi tim Solvy setelah dicek konsultan pajak.

Ingin melihat alur biaya titipan di Solvy? Jadwalkan demo.

Informasi ini bersifat edukatif per 25 Oktober 2026. Untuk kondisi bisnis Anda, konsultasikan dengan konsultan pajak terdaftar.