Software Akuntansi Sesuai Jenis Usaha: Keuangan & Pajak Travel, Kursus, F&B, Konveksi

Software akuntansi yang sesuai jenis usaha adalah software yang bisa mencatat transaksi khas usaha Anda tanpa spreadsheet pendamping: deposit dan dana talangan untuk biro perjalanan, paket yang dibayar di muka untuk lembaga kursus, bahan baku dan pajak daerah untuk F&B, piutang per salesman untuk distributor. Faktur, jurnal, dan laporan laba rugi dimiliki hampir semua software. Pembedanya ada di transaksi khas dan perlakuan pajaknya.

Panduan ini memetakan keduanya untuk tujuh jenis usaha yang umum di UKM, lengkap dengan contoh angka. Di bagian akhir ada daftar periksa yang bisa Anda pakai saat meminta demo dari vendor mana pun.

Mengapa jenis usaha menentukan pilihan software akuntansi

Dua usaha dengan omzet yang sama bisa punya kebutuhan pembukuan yang sangat berbeda. Perbedaannya biasanya muncul di empat pertanyaan:

1. Kapan pendapatan diakui? Biro perjalanan mengakui pendapatan saat layanan perjalanan diberikan, bukan saat DP masuk. Lembaga kursus mengakuinya per bulan kelas berjalan. Toko mengakuinya saat transaksi di kasir.
2. Uang siapa yang sedang Anda pegang? Deposit pelanggan, uang muka, dan dana titipan untuk membayar pihak ketiga bukan pendapatan. Semuanya kewajiban sampai dipakai atau diteruskan.
3. Bagaimana HPP terbentuk? Pedagang menghitungnya dari harga beli barang. Restoran menghitungnya dari resep. Konveksi menghitungnya per order dari bahan, ongkos jahit, dan biaya lain.
4. Pajak apa yang berlaku? Ada usaha yang memakai PPN umum, PPN dengan besaran tertentu, PPN dibebaskan, atau justru pajak daerah, bukan PPN.

Tanda yang mudah dikenali bahwa software belum sesuai: tim Anda masih memelihara spreadsheet terpisah untuk satu jenis transaksi, misalnya "rekap DP peserta tur" atau "kartu piutang per sales". Spreadsheet seperti itu biasanya menjadi sumber selisih saat tutup buku.

Peta transaksi khas per industri

Tabel ini merangkum hal yang perlu dicek untuk tiap jenis usaha. Rinciannya ada di bagian berikutnya.

Jenis usaha	Transaksi khas	Risiko bila salah catat	Pajak yang perlu dicek	Yang dicari di software
Biro perjalanan	DP dan deposit peserta, tiket dan hotel dibayar ke pemasok, refund	Laba bulan DP terlalu tinggi; margin per tur tidak terlihat	PPN besaran tertentu 1,1%; dana talangan	Deposit pelanggan, biaya titipan, margin per order
Kursus & bimbel	Paket beberapa bulan dibayar di muka, cuti, berhenti di tengah	Pendapatan menumpuk di bulan pendaftaran; sengketa refund	PPN dibebaskan untuk jasa pendidikan berizin	Deposit/uang muka, tagihan paket, saldo per murid
F&B	Penjualan kasir harian, pembelian bahan, resep	Food cost bocor tanpa terdeteksi	PBJT makanan dan minuman (pajak daerah)	Kasir terhubung ke pembukuan, stok bahan per outlet
Distributor	Penjualan kredit bertempo, retur, stok di beberapa gudang	Piutang macet; salesman memegang uang tagihan	PPN 12% dengan DPP Nilai Lain 11/12	Hak akses per salesman, umur piutang, multi-gudang
Retail multi-outlet	Kasir tunai/QRIS/kartu, transfer stok antar-outlet	Selisih kas dan stok per outlet	PPN atas harga termasuk pajak	Kasir, stok per outlet, stok minimum
Konveksi & manufaktur ringan	Order dengan DP, bahan kain, makloon, sisa bahan	Harga jual di bawah HPP sebenarnya	PPh 21 DTP sektor pakaian jadi; potong PPh atas jasa	BoM, order produksi, biaya per order
Jasa & agensi	Retainer, biaya pihak ketiga ditagihkan ke klien, jam kerja tim	Omzet dan margin tampak keliru	PPh 23 atas jasa; reimbursement	Proyek, timesheet, biaya titipan

Biro perjalanan: deposit, dana talangan, dan PPN 1,1%

Biro perjalanan menerima uang jauh sebelum layanan diberikan, lalu membayar banyak pemasok untuk satu tur. Karena itu ada dua hal yang wajib terpisah di pembukuan: uang peserta yang belum menjadi pendapatan, dan biaya per tur.

Contoh (angka ilustrasi). Paket tur untuk dua orang dijual Rp25.000.000. Peserta membayar DP Rp10.000.000 dua bulan sebelum berangkat, dan pelunasan Rp15.000.000 sebulan sebelum berangkat. Biaya ke pemasok: tiket Rp9.000.000, hotel Rp7.500.000, pemandu dan transportasi lokal Rp3.000.000.

1. Saat DP dan pelunasan diterima, catat sebagai kewajiban (uang muka atau deposit pelanggan), bukan pendapatan.
2. Pembayaran ke maskapai dan hotel dicatat sebagai uang muka ke pemasok, lalu dibebankan ke tur ini.
3. Saat tur berjalan, akui pendapatan Rp25.000.000 dan biaya Rp19.500.000. Margin tur ini Rp5.500.000 (22%).

Bila semua uang masuk langsung dicatat sebagai pendapatan, laba bulan pendaftaran tampak besar, lalu bulan keberangkatan tampak rugi. Cara mencatat deposit dari awal sampai pengembalian dibahas di panduan deposit pelanggan.

Pajaknya. Untuk jasa biro perjalanan wisata tertentu, PPN dapat dihitung dengan besaran tertentu 1,1% dari harga jual (PMK 71/2022 jo. PMK 11/2025). Rumusnya 10% × 11/12 × 12%. Pada contoh di atas, bila biro sudah PKP dan menjual paket atas namanya sendiri, PPN-nya 1,1% × Rp25.000.000 = Rp275.000. Hal yang sering terlewat:

• Dasarnya harga jual paket, sarana angkutan, atau akomodasi, bukan margin.
• Pajak masukan yang terkait penyerahan ini tidak dapat dikreditkan.
• Faktur pajaknya memakai kode transaksi 05 (besaran tertentu).
• Bila biro hanya perantara yang menerima komisi, skema 1,1% tidak berlaku; pada prinsipnya PPN umum dikenakan atas komisinya.
• Jasa hotel sendiri dikenai pajak daerah (PBJT), bukan PPN.
• Untuk 2026, PPh 21 pegawai biro perjalanan (sektor pariwisata) bisa ditanggung pemerintah menurut PMK 105/2025, dengan syarat yang sama seperti pegawai restoran di bagian F&B di bawah.

Perlakuan atas model komisi atau dana talangan (tiket atau hotel yang dibayarkan atas nama pelanggan) sebaiknya dikonfirmasi dengan konsultan pajak, karena sangat bergantung pada perjanjian dan dokumen tagihannya. Kebutuhan lengkap usaha travel ada di halaman solusi biro perjalanan.

Lembaga kursus dan bimbel: paket dibayar di muka

Lembaga kursus umumnya menjual paket: tiga bulan, satu semester, atau satu tahun ajaran. Uang paket diterima di awal, tetapi layanannya diberikan bertahap. Secara akuntansi, bagian yang belum dijalani adalah kewajiban kepada murid (sering disebut pendapatan diterima di muka).

Contoh (angka ilustrasi). Seorang murid membayar paket 6 bulan Rp4.800.000 di awal. Setelah 2 bulan ia berhenti. Syarat dan ketentuan menyebut sisa paket dikembalikan 50%.

Kejadian	Debit	Kredit
Paket dibayar di muka	Kas/Bank Rp4.800.000	Pendapatan diterima di muka Rp4.800.000
Akhir bulan ke-1 dan ke-2 (masing-masing)	Pendapatan diterima di muka Rp800.000	Pendapatan kursus Rp800.000
Murid berhenti: sisa Rp3.200.000, refund 50%	Pendapatan diterima di muka Rp3.200.000	Kas/Bank Rp1.600.000; Pendapatan lain-lain Rp1.600.000

Dengan cara ini, laba setiap bulan mencerminkan kelas yang benar-benar berjalan. Saldo kewajiban per murid juga menjawab pertanyaan orang tua, "sisa paket anak saya berapa?", tanpa membuka catatan manual.

Pajaknya. Jasa pendidikan termasuk jasa yang mendapat fasilitas PPN dibebaskan menurut PP 49/2022. Untuk jalur nonformal seperti kursus, fasilitas ini berlaku bagi satuan pendidikan yang memiliki izin pendidikan nonformal dari pemerintah daerah. Bila lembaga Anda sudah PKP, faktur pajak atas penyerahan yang dibebaskan memakai kode 08. Kursus yang belum berizin, atau tagihan yang menggabungkan kursus dengan barang dan jasa lain, bisa diperlakukan berbeda. Pastikan dengan konsultan pajak sebelum menetapkan skema tagihan.

Kebutuhan lembaga kursus dirangkum di halaman solusi kursus dan pendidikan.

F&B: food cost, kasir, dan PBJT

Di usaha makanan dan minuman, uang paling sering bocor di bahan baku. Karena itu yang perlu dipantau bukan hanya omzet kasir, tetapi food cost: biaya bahan dibandingkan dengan penjualan.

Contoh food cost per menu (angka ilustrasi). Ayam geprek dijual Rp25.000. Bahannya: ayam 120 gram (harga Rp45.000/kg) Rp5.400, tepung dan bumbu Rp1.200, nasi Rp1.500, sambal Rp1.000, kemasan Rp900. Totalnya Rp10.000, jadi food cost teoretis menu ini 40%.

Bandingkan dengan food cost aktual sebulan:

1. Stok bahan awal bulan Rp12.000.000, ditambah pembelian Rp48.000.000, dikurangi stok akhir hasil opname Rp10.000.000. Pemakaian bahan Rp50.000.000.
2. Penjualan sebulan Rp125.000.000. Food cost aktual = Rp50.000.000 ÷ Rp125.000.000 = 40%.
3. Bila food cost teoretis campuran semua menu hanya 36%, ada selisih 4 poin, setara Rp5.000.000. Selisih ini perlu ditelusuri: porsi berlebih, bahan rusak, menu gratis yang tidak dicatat, atau pembelian yang salah catat.

Perhitungan ini hanya bisa dipercaya bila penjualan kasir, pembelian bahan, dan stok opname masuk ke satu pembukuan.

Pajaknya. Makanan dan minuman yang disajikan di restoran, rumah makan, warung, termasuk yang diserahkan usaha jasa boga atau katering, bukan objek PPN (Pasal 4A UU PPN sebagaimana diubah dengan UU HPP). Sebagai gantinya, pemerintah daerah memungut PBJT makanan dan minuman (dulu disebut pajak restoran) berdasarkan UU 1/2022 tentang HKPD, dengan tarif paling tinggi 10% yang ditetapkan lewat perda. Pemda juga menetapkan batas omzet usaha yang dikecualikan, jadi cek perda di kota atau kabupaten Anda.

Satu hal praktis: PBJT dipungut dari konsumen, sehingga di pembukuan dicatat sebagai utang pajak daerah, bukan pendapatan. Bila tercampur dengan omzet, food cost dan margin Anda ikut terdistorsi.

Untuk 2026, PPh 21 pegawai restoran, kafe, dan katering juga bisa ditanggung pemerintah (PMK 105/2025) bila penghasilan bruto tetapnya paling banyak Rp10 juta per bulan dan KLU utama usaha sesuai. Lihat juga halaman solusi kuliner dan fitur kasir.

Distributor: piutang per salesman dan stok multi-gudang

Distributor hidup dari penjualan kredit. Tantangannya ada di dua tempat: piutang yang menumpuk dan stok yang tersebar di beberapa gudang.

Contoh laporan umur piutang (angka ilustrasi). Total piutang Rp480.000.000 terbagi sebagai berikut:

Umur	Nilai	Tindakan
Belum jatuh tempo	Rp300.000.000	Pantau rutin
Lewat 1–30 hari	Rp110.000.000	Salesman menagih minggu ini
Lewat 31–60 hari	Rp50.000.000	Tahan pengiriman baru sampai ada pembayaran
Lewat lebih dari 60 hari	Rp20.000.000	Eskalasi ke pemilik; pertimbangkan cadangan kerugian piutang

Laporan ini baru berguna bila bisa dipecah per salesman dan per pelanggan. Tetapkan juga batas kredit per pelanggan di kebijakan penjualan, dan periksa umur piutangnya sebelum menyetujui order baru.

Pajaknya. Untuk barang non-mewah, PPN dihitung 12% dari DPP Nilai Lain sebesar 11/12 harga jual, sehingga beban efektifnya 11% (PMK 131/2024). Faktur Rp50.000.000 menghasilkan DPP Nilai Lain Rp45.833.333 dan PPN Rp5.500.000. Faktur pajak dibuat saat barang diserahkan, bukan saat pelanggan membayar. Jadi PPN atas penjualan kredit tetap harus disetor walaupun uangnya belum masuk. e-Faktur wajib diunggah dan disetujui paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya (PER-11/PJ/2025).

Yang dicari di software: hak akses faktur per salesman, laporan umur piutang, stok per gudang, dan pencatatan pengiriman. Kebutuhan ini dirangkum di halaman solusi retail dan distribusi dan fitur multi-gudang. Cara menyusun tagihan dan menagih piutang dibahas di panduan invoice dan penagihan.

Retail multi-outlet: kasir, rekap harian, dan stok per outlet

Toko dengan beberapa outlet butuh angka yang sama di kasir, di gudang, dan di pembukuan. Kebiasaan yang paling membantu adalah rekap harian per outlet.

Contoh rekap tutup kasir (angka ilustrasi). Penjualan Outlet A hari ini Rp18.450.000: tunai Rp6.200.000, QRIS Rp9.750.000, dan kartu debit Rp2.500.000. Uang tunai di laci saat tutup Rp6.150.000.

1. Selisih kas Rp50.000 dicatat sebagai selisih kas, bukan dihapus diam-diam, lalu ditelusuri penyebabnya.
2. Penjualan QRIS dan kartu biasanya masuk rekening sehari atau beberapa hari kemudian, setelah dipotong biaya layanan. Catat dulu sebagai piutang ke penyedia pembayaran, lalu cocokkan saat dana masuk.
3. Stok per outlet dicek berkala dengan stok opname. Barang yang dipindah antar-outlet dicatat sebagai transfer stok, bukan penjualan.

Pajaknya. Untuk toko yang sudah PKP dan memasang harga termasuk PPN atas barang non-mewah, PPN = 11/111 × harga. Struk Rp111.000 berarti PPN Rp11.000 dan penjualan bersih Rp100.000. Penjualan eceran ke konsumen akhir punya ketentuan faktur pajak tersendiri, jadi konfirmasikan mekanismenya di Coretax dengan konsultan pajak.

Yang dicari di software: kasir yang hasilnya masuk ke pembukuan, stok per outlet, dan stok minimum per produk. Lihat fitur persediaan dan stok.

Konveksi dan manufaktur ringan: HPP per order

Konveksi sering menerima order dengan DP, lalu membeli bahan khusus untuk order itu. Kesalahan yang paling mahal adalah menetapkan harga dari harga kain saja, tanpa menghitung semua biaya per order.

Contoh HPP per order (angka ilustrasi). Order 200 kaos sablon, harga jual Rp85.000 per potong, total Rp17.000.000.

Komponen	Hitungan	Nilai
Kain	50 kg × Rp110.000	Rp5.500.000
Sablon	200 × Rp8.000	Rp1.600.000
Jahit (makloon)	200 × Rp9.000	Rp1.800.000
Label dan kemasan		Rp600.000
Overhead dialokasikan (listrik, sewa, penyusutan mesin)		Rp1.000.000
HPP order		Rp10.500.000

HPP per potong Rp52.500. Laba kotor order ini Rp6.500.000, atau sekitar 38% dari penjualan. Bila sisa kain dipakai untuk order lain, catat kembali ke stok supaya tidak terhitung dua kali.

Pajaknya. Untuk 2026, PPh 21 pegawai di sektor tekstil dan pakaian jadi bisa ditanggung pemerintah (PMK 105/2025) bila penghasilan bruto tetapnya paling banyak Rp10 juta per bulan dan KLU utama pemberi kerja sesuai. Insentifnya dibayarkan tunai kepada pegawai lewat penggajian, dan pemberi kerja tetap membuat bukti potong. Pembayaran jasa kepada penjahit atau vendor makloon bisa memicu kewajiban potong PPh, dengan jenis yang berbeda untuk vendor badan dan orang pribadi. Cek perlakuannya dengan konsultan pajak.

Yang dicari di software: daftar bahan per produk (BoM), order produksi, dan biaya yang dihitung dari komponen. Lihat solusi manufaktur ringan dan fitur manufaktur.

Jasa dan agensi: biaya titipan dan margin per proyek

Agensi sering membayar biaya pihak ketiga untuk klien, misalnya iklan, cetak, atau sewa tempat acara, lalu menagihkannya kembali. Bila biaya titipan ini tercampur dengan pendapatan jasa, angka omzet dan margin menjadi menyesatkan.

Contoh (angka ilustrasi). Agensi menagih jasa kampanye Rp30.000.000 dan biaya iklan yang dibayarkan untuk klien Rp20.000.000. Bila semuanya dicatat sebagai pendapatan, omzet tampak Rp50.000.000 dan margin tampak turun. Pendapatan jasa yang sebenarnya Rp30.000.000.

Pajaknya. Klien yang menjadi pemotong umumnya memotong PPh 23 sebesar 2% dari jumlah bruto jasa, tidak termasuk PPN: 2% × Rp30.000.000 = Rp600.000. Biaya titipan yang dibuktikan dengan tagihan pihak ketiga atas nama klien umumnya tidak termasuk jumlah bruto. Perlakuan PPN dan PPh atas reimbursement sebaiknya dipastikan dengan konsultan pajak, karena bergantung pada perjanjian dan dokumennya.

Yang dicari di software: proyek dan timesheet untuk melihat jam kerja per klien, serta pencatatan biaya titipan yang terpisah dari pendapatan. Lihat solusi jasa dan agensi dan fitur CRM, proyek, dan timesheet.

Aturan yang berlaku untuk semua jenis usaha

Beberapa ketentuan tidak bergantung pada industri, tetapi ikut menentukan seberapa rapi pembukuan Anda harus disiapkan:

• PPh Final 0,5%. Sejak PP 20/2026 (berlaku 22 April 2026), tarif PPh Final 0,5% dapat digunakan wajib pajak orang pribadi dan PT Perorangan dengan omzet hingga Rp4,8 miliar per tahun tanpa batas waktu. CV, firma, dan PT yang baru terdaftar tidak lagi dapat memakainya, sehingga wajib pembukuan dan memakai tarif umum PPh badan. Dampaknya dibahas di panduan PP 20/2026.
• Omzet Rp500 juta. Bagi wajib pajak orang pribadi, omzet hingga Rp500 juta per tahun tidak dikenai PPh final. Ketentuan ini tidak berlaku untuk badan.
• Retensi dokumen. UU KUP mewajibkan buku, catatan, dan dokumen dasar pembukuan, termasuk yang elektronik, disimpan 10 tahun di Indonesia.

Daftar periksa memilih software akuntansi sesuai jenis usaha

Pakai langkah ini saat membandingkan software, termasuk saat meminta demo:

1. Tulis 3–5 transaksi khas usaha Anda. Ambil dari tabel peta di atas, lalu tambahkan yang khas di usaha Anda.
2. Minta demo dengan satu transaksi khas dari awal sampai akhir. Contoh untuk travel: DP, pelunasan, pembayaran ke hotel, keberangkatan, lalu refund sebagian. Jangan puas dengan demo faktur biasa.
3. Cek perlakuan pajaknya di sistem. Apakah tarif khusus bisa diatur, kode transaksi faktur benar, dan data e-Faktur bisa disiapkan untuk Coretax?
4. Cek laporan bulanan yang Anda perlukan. Misalnya umur piutang per salesman, margin per order, stok per gudang, atau saldo deposit per pelanggan.
5. Cek hak akses. Siapa boleh melihat faktur siapa, dan siapa boleh mencatat pembayaran?
6. Hitung biaya total setahun. Jumlah pengguna, gudang, perusahaan, dan biaya pindah data.
7. Tanyakan apa yang belum bisa. Vendor yang serius akan menyebutkan batasan produknya sejak awal.

Kesalahan umum yang perlu dihindari:

• Memakai satu akun "pendapatan" untuk semua uang masuk, termasuk DP, deposit, dan dana titipan.
• Mencatat PBJT atau PPN yang dipungut dari pelanggan sebagai pendapatan.
• Menghitung HPP hanya dari harga beli bahan, tanpa susut, ongkos kerja, dan overhead.
• Memilih software dari panjangnya daftar fitur, bukan dari transaksi khas usaha Anda.

Bagaimana Solvy membantu

Solvy adalah software ERP berbasis cloud untuk UKM Indonesia, dibangun di atas Odoo 19 Community. Fitur yang relevan per jenis usaha (paket terendah yang menyertakannya dalam kurung):

• Biro perjalanan dan kursus: deposit pelanggan dan uang muka yang dicatat sebagai kewajiban, dipakai melunasi faktur, dan punya laporan deposit; biaya titipan yang membuat tagihan pemasok dari faktur pelanggan beserta laporan margin per order (Advance). PPN dengan besaran tertentu, misalnya 1,1% untuk jasa biro perjalanan wisata, dikonfigurasi tim Solvy setelah dicek konsultan pajak. Fitur booking keberangkatan tur dan jadwal kelas atau absensi belum tersedia.
• F&B dan retail: kasir (POS) di browser atau tablet, persediaan, dan multi-gudang atau outlet sampai 5 lokasi (Advance) atau tanpa batas (Profesional). Integrasi marketplace dan payment gateway belum tersedia.
• Distributor: hak akses faktur sendiri, tim, atau semua, hak mencatat pembayaran, laporan umur piutang, pelacakan pengiriman (metode kirim, ongkos kirim, nomor resi), serta harga cetak, tujuan, dan total qty di faktur (Advance).
• Konveksi dan manufaktur ringan: manufaktur dengan BoM, order produksi, pusat kerja, dan biaya dari komponen, serta penggajian dengan aturan PPh 21 dan BPJS yang dikonfigurasi saat setup (Profesional).
• Jasa dan agensi: CRM, proyek, dan timesheet (Advance).

Untuk pajak, Solvy mencatat PPN keluaran dan masukan, lalu membantu menyiapkan data faktur pajak keluaran dan mengekspornya dalam format XML sesuai template Coretax DJP, untuk diimpor melalui menu Impor Data di Coretax. Nomor seri faktur pajak diberikan oleh DJP setelah e-Faktur disetujui. Solvy bukan PJAP, jadi tidak mengirim e-Faktur langsung ke DJP.

Harga daftar per Oktober 2026: Lite Rp598.000 per bulan (2 pengguna), Advance Rp1.798.000 (5 pengguna), dan Profesional Rp4.980.000 (10 pengguna). Rinciannya ada di halaman harga. Saat pindah dari sistem lama, tim Solvy membantu mengimpor data induk dan saldo awal, termasuk piutang terbuka dan deposit. Untuk melihat alur transaksi khas usaha Anda, jadwalkan demo.

Informasi ini bersifat edukatif per 25 Oktober 2026. Untuk kondisi bisnis Anda, konsultasikan dengan konsultan pajak terdaftar.