Akuntansi Travel Agent: Deposit Maskapai & Hotel, DP Peserta, Refund, dan Laba per Trip

Akuntansi travel agent berbeda dari usaha jasa biasa karena uang sudah bergerak jauh sebelum trip berangkat. Biro menyetor deposit ke maskapai dan hotel, sementara peserta membayar DP dan pelunasan berminggu-minggu sebelumnya. Kuncinya: deposit ke pemasok dicatat sebagai aset, uang dari peserta dicatat sebagai kewajiban, dan laba baru diakui saat trip berjalan, dihitung per trip.

Panduan ini memakai satu contoh trip dari DP pertama sampai tutup buku, lengkap dengan jurnal dan angka Rupiah. Semua angka adalah contoh, bukan data pelanggan.

Lima akun yang membedakan pembukuan travel agent

Siapkan akun-akun berikut di bagan akun sebelum mencatat transaksi. Banyak masalah di pembukuan biro perjalanan berawal dari satu akun "deposit" yang dipakai untuk semua hal.

Akun	Jenis	Isi	Kapan berkurang
Deposit maskapai/konsolidator	Aset lancar	Saldo top-up di sistem maskapai atau konsolidator tiket	Saat tiket diterbitkan
Biaya trip dibayar di muka	Aset lancar	Tiket, DP hotel, dan biaya lain yang sudah dibayar untuk trip yang belum berjalan	Saat trip berjalan, dipindah ke beban pokok
Uang muka peserta	Kewajiban	DP dan pelunasan peserta sebelum trip	Saat trip berjalan (menjadi pendapatan) atau saat uang dikembalikan
Piutang dana talangan	Aset lancar	Tiket atau hotel yang dibayarkan atas nama pelanggan dan ditagihkan apa adanya	Saat pelanggan membayar
Beban pokok trip	Beban	Semua biaya langsung satu trip	Ditutup ke laba rugi

Ada satu keputusan lagi yang perlu diambil di awal: apakah biro menjual sebagai penyelenggara atau sebagai perantara. Bila biro menjual paket atas namanya sendiri dan menanggung risikonya, misalnya kursi atau kamar yang tidak terjual, pendapatannya adalah harga paket dan biaya pemasok menjadi beban pokok. Bila biro hanya menjualkan tiket atau kamar pihak lain dan menerima komisi, pendapatannya umumnya sebesar komisi itu.

Perbedaan ini juga menentukan perlakuan PPN, yang dibahas di panduan PPN biro perjalanan 1,1%. Bila model bisnis Anda campuran, diskusikan cara memisahkannya dengan akuntan.

Deposit maskapai dan hotel: aset, bukan biaya

Banyak biro mencatat top-up deposit maskapai langsung sebagai biaya. Akibatnya, laba pada bulan top-up tampak anjlok, lalu bulan trip tampak sangat untung. Padahal saat top-up, uang Anda hanya berpindah tempat: dari rekening bank ke saldo di sistem pemasok.

Alurnya ada tiga tahap:

1. Top-up deposit. Debit Deposit maskapai, kredit Bank.
2. Tiket diterbitkan untuk trip tertentu. Debit Biaya trip dibayar di muka (diberi kode trip), kredit Deposit maskapai.
3. Trip berjalan. Debit Beban pokok trip, kredit Biaya trip dibayar di muka.

DP ke hotel untuk blok kamar (allotment) diperlakukan sama: DP itu biaya trip dibayar di muka, bukan beban. Saat hotel mengirim tagihan final, sisanya dicatat sebagai utang usaha.

Cocokkan saldo setiap bulan. Saldo akun Deposit maskapai di buku harus sama dengan saldo di portal pemasok. Selisih biasanya berasal dari tiket yang belum dicatat, refund yang belum masuk, atau biaya layanan yang dipotong pemasok. Buat satu akun deposit per pemasok agar pencocokannya mudah.

Batasi saldo yang mengendap. Deposit tersimpan di rekening pemasok, sehingga risikonya ikut pemasok. Saat Batavia Air dinyatakan pailit pada awal 2013, asosiasi agen perjalanan Astindo menuntut pengembalian dana deposit agen yang sudah disetor dan meminta aturan rekening escrow. Karena itu, lakukan top-up secukupnya sesuai jadwal penerbitan tiket, bukan sebanyak mungkin demi kepraktisan.

Uang muka peserta: kewajiban sampai trip berjalan

DP dan pelunasan peserta belum menjadi pendapatan, karena jasanya belum diberikan. Selama trip belum berjalan, uang itu adalah kewajiban biro kepada peserta. Uang itu bisa berubah menjadi pendapatan, tetapi bisa juga harus dikembalikan bila trip batal. Logikanya sama dengan deposit pelanggan dan dengan paket kursus yang dibayar di muka.

Beberapa praktik yang membantu:

• Catat setiap pembayaran per peserta dan per kode trip, agar daftar peserta dan saldo uang muka bisa dicocokkan kapan saja.
• Akui pendapatan saat jasa diberikan, yaitu saat trip berjalan. Untuk trip yang melewati akhir bulan, pilih satu kebijakan, misalnya diakui saat trip selesai atau dibagi per hari, lalu pakai secara konsisten.
• Perhatikan faktur pajak uang muka. Bila biro sudah PKP, faktur pajak dibuat saat pembayaran diterima apabila pembayaran mendahului penyerahan jasa (Pasal 13 UU PPN). Langkahnya dibahas di panduan faktur pajak uang muka dan pelunasan.

Contoh lengkap: satu trip dari DP sampai tutup buku

Sebuah biro menjual paket "Labuan Bajo 4 hari" dengan kode trip LBJ-2611 kepada 20 peserta × Rp7.000.000 = Rp140.000.000. Peserta membayar DP 30% dua bulan sebelum berangkat dan pelunasan 70% pada H-30. Agar fokus pada alur uang, contoh ini belum memasukkan PPN.

No	Kejadian	Debit	Kredit
1	Top-up deposit maskapai	Deposit maskapai Rp60.000.000	Bank Rp60.000.000
2	DP 20 peserta (30%)	Bank Rp42.000.000	Uang muka peserta Rp42.000.000
3	DP hotel 50% untuk 10 kamar × 3 malam × Rp1.200.000	Biaya trip dibayar di muka Rp18.000.000	Bank Rp18.000.000
4	20 tiket pesawat pulang-pergi × Rp2.400.000 diterbitkan	Biaya trip dibayar di muka Rp48.000.000	Deposit maskapai Rp48.000.000
5	Pelunasan 20 peserta (70%)	Bank Rp98.000.000	Uang muka peserta Rp98.000.000
6	Trip berjalan: pendapatan diakui	Uang muka peserta Rp140.000.000	Pendapatan paket tur Rp140.000.000
7	Biaya dibayar di muka dipindah ke beban	Beban pokok trip Rp66.000.000	Biaya trip dibayar di muka Rp66.000.000
8	Tagihan sisa hotel, kapal, transportasi & pemandu, konsumsi	Beban pokok trip Rp58.000.000	Utang usaha Rp58.000.000

Setelah trip selesai, saldo Deposit maskapai tersisa Rp12.000.000 untuk trip berikutnya, dan saldo Uang muka peserta untuk LBJ-2611 kembali nol. Bila saldo uang muka satu trip tidak nol setelah tutup buku, berarti ada pembayaran yang salah kode trip atau peserta yang belum ditagih.

Laba per trip: susun laporan sederhana ini

Begitu semua tagihan pemasok masuk, susun laporan laba rugi per trip:

Pos	Jumlah
Pendapatan paket (20 peserta)	Rp140.000.000
Tiket pesawat	(Rp48.000.000)
Hotel 3 malam	(Rp36.000.000)
Kapal	(Rp22.000.000)
Transportasi darat & pemandu	(Rp8.500.000)
Konsumsi & tiket masuk	(Rp9.500.000)
Laba kotor trip	Rp16.000.000 (11,4%)

Angka ini belum memperhitungkan biaya kantor seperti gaji staf, sewa, dan iklan. Bandingkan total laba kotor semua trip dengan biaya kantor bulanan. Bila biaya kantor Rp45.000.000 per bulan, biro butuh sekitar tiga trip seperti LBJ-2611 setiap bulan hanya untuk menutup biaya tetap.

Agar laporan ini bisa disusun tanpa rekap manual:

1. Beri kode trip sejak trip dibuka, misalnya tujuan ditambah tahun dan bulan (LBJ-2611).
2. Tandai setiap transaksi dengan kode itu: pembayaran peserta, penerbitan tiket, DP hotel, dan tagihan pemasok.
3. Tetapkan tenggat tutup trip, misalnya 14 hari setelah peserta pulang. Tagihan pemasok yang belum datang dicatat dengan taksiran (akrual), lalu disesuaikan saat tagihan asli masuk.
4. Bandingkan dengan hitungan harga yang dipakai saat menetapkan harga paket. Selisih besar di pos tertentu, misalnya kapal, menjadi bahan negosiasi untuk trip berikutnya.

Untuk jasa biro perjalanan wisata tertentu, PPN dapat dihitung dengan besaran tertentu 1,1% dari harga jual (PMK 71/2022 jo. PMK 11/2025). Dalam contoh ini, PPN-nya Rp1.540.000. Jumlah itu adalah utang pajak, bukan pendapatan. Pajak masukan dari pemasok yang terkait jasa ini tidak dapat dikreditkan, sehingga ikut menjadi beban pokok trip dan mengurangi laba. Masukkan dampaknya saat menghitung harga paket.

Pembatalan dan refund: dua sisi yang harus dicatat

Pembatalan menyentuh dua pihak sekaligus: peserta yang meminta uangnya kembali, dan pemasok yang mungkin hanya mengembalikan sebagian. Keduanya perlu dicatat terpisah.

Contohnya, pada trip berikutnya dengan harga yang sama, satu peserta yang sudah lunas Rp7.000.000 membatalkan keikutsertaan pada H-20. Syarat dan ketentuan biro menyebut pembatalan H-30 sampai H-15 dikenai biaya 50%. Tiketnya sudah diterbitkan seharga Rp2.400.000, dan maskapai mengembalikan Rp1.200.000 ke saldo deposit setelah potongan biaya pembatalan.

Kejadian	Debit	Kredit
Refund 50% ke peserta	Uang muka peserta Rp7.000.000	Bank Rp3.500.000; Pendapatan pembatalan Rp3.500.000
Refund tiket dari maskapai	Deposit maskapai Rp1.200.000; Beban pokok trip Rp1.200.000	Biaya trip dibayar di muka Rp2.400.000

Hasil bersih pembatalan ini Rp2.300.000 bagi trip tersebut (Rp3.500.000 − Rp1.200.000). Catat keduanya dengan kode trip yang sama agar laporan laba per trip tetap utuh.

Langkah memproses refund:

1. Cek syarat pembatalan tertulis yang disetujui peserta saat mendaftar. Jangan memotong sesuatu yang tidak tertulis.
2. Ajukan pembatalan ke pemasok secepatnya. Potongan maskapai dan hotel berbeda-beda, dan sering makin besar mendekati tanggal berangkat.
3. Catat klaim refund pemasok. Bila refund kembali sebagai saldo deposit, catat ke akun deposit. Bila ditransfer, catat sebagai piutang refund pemasok sampai uangnya masuk.
4. Transfer ke rekening atas nama peserta, lalu kirim rincian perhitungannya.
5. Tindak lanjuti faktur pajak bila biro sudah PKP dan sudah membuat faktur atas DP. Pembatalan atau penggantian faktur di Coretax bergantung pada kasusnya. Konfirmasikan dengan konsultan pajak, termasuk perlakuan PPN atas biaya pembatalan.

Bila trip dibatalkan oleh biro, misalnya karena peserta kurang dari kuota, uang peserta biasanya dikembalikan sesuai syarat yang dijanjikan, sementara potongan dari pemasok menjadi beban biro. Karena itu, kuota minimum dan tenggat konfirmasi perlu ditulis jelas di syarat dan ketentuan.

Kesalahan umum yang perlu dihindari

1. Top-up deposit dicatat sebagai biaya. Laba bulanan naik-turun tanpa makna.
2. DP peserta langsung dicatat sebagai pendapatan. Laba tampak tinggi sebelum trip berjalan, dan kewajiban refund tidak terlihat.
3. Satu akun "deposit" untuk dua arah. Deposit ke maskapai adalah aset, sedangkan deposit dari peserta adalah kewajiban. Mencampurnya membuat neraca menyesatkan.
4. Biaya trip dicatat hanya saat dibayar. Tagihan kapal yang datang bulan berikutnya membuat trip tampak untung, lalu bulan berikutnya tampak rugi.
5. Refund pemasok tidak dilacak. Klaim refund ke maskapai atau hotel terlupa dan tidak pernah ditagih.
6. Tiket dana talangan masuk pendapatan. Tiket atau hotel yang dibayarkan atas nama pelanggan dan ditagihkan apa adanya sebaiknya dicatat sebagai piutang talangan. Syarat dan risikonya dibahas di panduan biaya titipan dan reimbursement. Perlakuan pajak atas model komisi atau dana talangan sebaiknya dikonfirmasi dengan konsultan pajak.

Bagaimana Solvy membantu

Solvy adalah software ERP dan akuntansi berbasis cloud untuk UKM Indonesia. Untuk biro perjalanan, yang tersedia:

• Jurnal dan bagan akun Indonesia (semua paket). Akun Deposit maskapai, Biaya trip dibayar di muka, dan Beban pokok trip bisa dibuat terpisah, termasuk satu akun deposit per pemasok.
• Deposit pelanggan dan uang muka (mulai paket Advance). DP peserta dicatat sebagai kewajiban, lalu dipakai melunasi faktur, lengkap dengan laporan deposit. Lihat fitur deposit pelanggan.
• Biaya titipan (mulai paket Advance). Tagihan pemasok dapat dibuat dari faktur pelanggan, dengan laporan margin per order. Lihat fitur biaya titipan.
• PPN besaran tertentu (mulai paket Advance). Besaran 1,1% dari harga jual jasa biro perjalanan wisata dikonfigurasi tim Solvy setelah dicek konsultan pajak.
• e-Faktur (semua paket). Solvy membantu menyiapkan data faktur pajak keluaran dan mengekspornya dalam format XML sesuai template Coretax DJP, untuk diimpor melalui menu Impor Data di Coretax.
• Laporan keuangan (mulai paket Advance). Buku besar, neraca saldo, umur piutang dan utang, laporan PPN, serta laba rugi dengan perbandingan periode, yang bisa diekspor ke Excel. Lihat laporan keuangan.

Ada batasan yang perlu diketahui. Solvy belum menyediakan modul booking dan jadwal keberangkatan tur, dan belum memiliki layar rekonsiliasi bank, sehingga pencocokan saldo deposit dengan portal maskapai tetap dilakukan manual. Solvy juga bukan PJAP, jadi berkas e-Faktur tetap diunggah dan disetujui di Coretax. Kebutuhan biro perjalanan lainnya dirangkum di halaman solusi biro perjalanan dan di peta keuangan per industri.

Ingin melihat alurnya dengan data contoh? Jadwalkan demo.

Informasi ini bersifat edukatif per 6 November 2026. Untuk kondisi bisnis Anda, konsultasikan dengan konsultan pajak terdaftar.