Invoice Retainer Bulanan untuk Agensi: Isi Tagihan, Pengakuan Pendapatan, PPN & PPh 23

Invoice retainer adalah tagihan berkala, biasanya bulanan, dengan nilai tetap untuk layanan agensi yang berjalan terus, misalnya pengelolaan media sosial, SEO, atau desain. Agar tidak menimbulkan masalah di pembukuan dan pajak, invoice retainer perlu menyebut periode layanan dengan jelas dan memisahkan fee jasa dari belanja iklan klien. Pendapatannya diakui pada bulan layanan diberikan, bukan saat uang masuk. Bila agensi sudah PKP, PPN dipungut dengan beban efektif 11%. Klien berbentuk badan umumnya memotong PPh 23 sebesar 2% dari nilai jasa sebelum PPN.

Panduan ini membahas isi invoice, pajak, jurnal, kelebihan dan sisa jam, serta biaya iklan yang ditalangi. Semua angka adalah ilustrasi.

Apa itu retainer, dan tiga model yang umum dipakai agensi

Dalam retainer, klien "memesan" kapasitas tim agensi untuk jangka waktu tertentu dan membayar tetap setiap periode. Dibanding proyek lepas, arus kas agensi menjadi lebih mudah diprediksi. Risikonya juga jelas: lingkup kerja bisa melebar diam-diam tanpa tambahan bayaran.

Model	Yang dibeli klien	Cocok untuk	Risiko utama
Output tetap	Jumlah keluaran per bulan, misalnya 20 konten dan 1 laporan	Pekerjaan rutin yang mudah diukur	Revisi dan permintaan kecil tidak tercatat
Bank jam	Sejumlah jam per bulan, misalnya 40 jam	Konsultasi dan pekerjaan yang sulit dipatok	Perlu timesheet yang disiplin dan aturan sisa jam
Hibrida	Fee tetap ditambah persentase belanja iklan	Agensi yang juga mengelola iklan berbayar	Fee jasa tercampur dengan dana iklan klien

Apa pun modelnya, tulis tiga hal di kontrak: lingkup kerja per bulan, tarif untuk pekerjaan di luar lingkup, dan aturan bila kuota bulan itu tidak terpakai.

Isi invoice retainer yang lengkap

Invoice yang rapi memudahkan klien membayar dan memudahkan Anda saat tutup buku. Komponen yang perlu ada:

1. Identitas kedua pihak, termasuk NPWP. Untuk faktur pajak, isi juga NITKU pembeli bila klien memakai NPWP.
2. Nomor dan tanggal invoice, serta nomor kontrak atau PO dari klien.
3. Periode layanan, misalnya "Retainer November 2026". Tanpa periode, sulit menentukan bulan pengakuan pendapatan.
4. Rincian lingkup: jumlah konten atau jam yang termasuk retainer.
5. Baris terpisah untuk kelebihan jam atau pekerjaan tambahan.
6. DPP, PPN, dan total tagihan (bila Anda PKP).
7. Catatan PPh 23: "Bila dipotong PPh 23, mohon kirimkan bukti potongnya."
8. Jatuh tempo dan rekening tujuan.

Belanja iklan atau media milik klien sebaiknya tidak digabung di baris fee. Perlakuannya dibahas di bagian khusus di bawah.

Contoh invoice retainer November 2026 (agensi PKP, retainer bank jam 40 jam, ditagih di akhir bulan layanan):

Uraian	Jumlah
Retainer pengelolaan media sosial, November 2026 (40 jam)	Rp15.000.000
Kelebihan jam November 2026: 6 jam × Rp400.000	Rp2.400.000
Jumlah (DPP)	Rp17.400.000
DPP Nilai Lain 11/12	Rp15.950.000
PPN 12% × DPP Nilai Lain	Rp1.914.000
Total tagihan	Rp19.314.000

Bila klien memotong PPh 23 sebesar 2% × Rp17.400.000 = Rp348.000, uang yang Anda terima Rp18.966.000. Selisih itu bukan kurang bayar, melainkan kredit pajak Anda.

Untuk dasar-dasar dokumen penagihan lain seperti proforma dan kuitansi, lihat panduan invoice dan penagihan UKM.

PPN dan PPh 23 pada invoice retainer

PPN (bila agensi PKP). Bila agensi belum PKP, invoice tidak memuat PPN. Jasa agensi termasuk jasa non-mewah. PPN dihitung 12% dari DPP Nilai Lain sebesar 11/12 harga jual, sehingga beban efektifnya 11% (PMK 131/2024). Di Coretax, faktur seperti ini memakai kode transaksi 04, kecuali klien Anda pemungut PPN seperti instansi pemerintah (kode 02) atau pemungut lain (kode 03).

• Kapan faktur pajak dibuat. Menurut Pasal 13 UU PPN, faktur pajak dibuat saat penyerahan jasa, saat pembayaran diterima bila pembayaran mendahului penyerahan, atau saat pembayaran termin. Untuk retainer yang dibayar di muka, artinya faktur pajak paling lambat dibuat saat uang diterima, meskipun pendapatannya baru diakui bulan berikutnya. Untuk kasus di luar pola ini, tetapkan kebijakannya bersama konsultan pajak.
• Tenggat. e-Faktur wajib diunggah dan disetujui paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya (PER-11/PJ/2025).

PPh 23 (dipotong klien). Pasal 23 UU PPh mengenakan tarif 2% atas imbalan jasa teknik, manajemen, konsultan, dan jasa lain. Daftar jasa lain ada di Pasal 1 ayat (6) PMK 141/PMK.03/2015, antara lain jasa perancang/desain (huruf g), jasa pembuatan sarana promosi seperti iklan, poster, dan banner (huruf t), jasa pembuatan dan/atau pengelolaan website (huruf v), serta jasa penyediaan tempat atau waktu di media dan/atau jasa periklanan (huruf ae).

• Dasar potong adalah jumlah bruto tidak termasuk PPN, bukan DPP Nilai Lain.
• Penerima tanpa NPWP dipotong dengan tarif dua kali lipat, yaitu 4% (Pasal 23 ayat (1a) UU PPh).
• Pengelolaan media sosial tidak disebut secara tersurat di daftar tersebut. Sepakati jenis jasa dan kode objek pajaknya dengan klien, lalu konfirmasikan ke konsultan.
• Minta bukti potong setiap bulan. Bukti potong (BPPU) dibuat klien di Coretax. Tanpa bukti itu, potongan Rp348.000 tidak bisa Anda kreditkan.
• Bila agensi Anda memakai PPh Final 0,5% (misalnya orang pribadi atau PT Perorangan menurut PP 55/2022 s.t.d.d. PP 20/2026), perlakuan potongannya berbeda. Konfirmasikan posisi usaha Anda ke konsultan. CV dan PT yang baru terdaftar sejak PP 20/2026 memakai tarif umum PPh badan, sehingga PPh 23 yang dipotong klien dapat dikreditkan terhadap PPh badan di SPT Tahunan. Lihat dampak PP 20/2026 pada pembukuan.

Kapan pendapatan retainer diakui: contoh jurnal

Prinsip akrual sederhana: pendapatan diakui pada bulan layanan diberikan. Tanggal invoice dan tanggal pembayaran tidak menentukan.

Skenario A: ditagih awal bulan untuk bulan berjalan. Retainer November Rp15.000.000 ditagih 1 November. Layanannya selesai di bulan yang sama, jadi pendapatan bisa langsung dicatat saat invoice terbit.

Akun	Debit	Kredit
Piutang usaha	Rp16.650.000
Pendapatan jasa		Rp15.000.000
PPN keluaran		Rp1.650.000

Saat klien membayar dan memotong PPh 23 Rp300.000:

Akun	Debit	Kredit
Kas/Bank	Rp16.350.000
Pajak dibayar di muka – PPh 23	Rp300.000
Piutang usaha		Rp16.650.000

Skenario B: dibayar di muka untuk tiga bulan. Klien membayar retainer Januari–Maret 2027 sebesar Rp45.000.000 (PPN Rp4.950.000) pada Desember 2026. Seluruh nilai fee dicatat sebagai pendapatan diterima di muka, yaitu kewajiban, lalu diakui Rp15.000.000 per bulan.

Waktu	Jurnal
Invoice Desember	Debit Piutang Rp49.950.000; Kredit Pendapatan diterima di muka Rp45.000.000 dan PPN keluaran Rp4.950.000
Akhir Januari, Februari, Maret	Debit Pendapatan diterima di muka Rp15.000.000; Kredit Pendapatan jasa Rp15.000.000

Perhatikan bedanya: PPN atas tagihan ini masuk masa Desember 2026, sedangkan pendapatannya masuk tahun buku 2027. Bila PPh 23-nya juga dipotong pada Desember, tanyakan ke konsultan di tahun pajak mana bukti potong itu dikreditkan. Prinsip yang sama dipakai untuk deposit pelanggan dan faktur pajak uang muka.

Kelebihan dan sisa jam: atur di kontrak, lalu catat

Kelebihan jam (over-service). Dari timesheet, Anda tahu tim menghabiskan 46 jam padahal retainer mencakup 40 jam. Kirim rekap jam ke klien, lalu tagihkan selisihnya dengan tarif yang sudah disepakati, sebaiknya di bulan yang sama saat pekerjaan dilakukan, seperti contoh invoice di atas. Menunda tagihan ke bulan berikutnya membuat periode pendapatan dan faktur pajaknya bergeser dari bulan pekerjaan. Bila terpaksa, diskusikan pencatatannya dengan konsultan.

Tanpa rekap jam, kelebihan pekerjaan hampir selalu lepas. Cara menghitung biaya per jam tim dan margin per klien retainer dibahas di panduan akuntansi perusahaan jasa dan agensi dan menghitung profit per proyek.

Sisa jam (under-service). Ada tiga pilihan yang lazim:

1. Hangus di akhir bulan. Pendapatan bulan itu tetap penuh. Pilihan ini paling sederhana untuk pembukuan.
2. Boleh dibawa ke bulan berikutnya (rollover), biasanya dengan batas, misalnya paling lama satu bulan.
3. Dikonversi menjadi kredit untuk proyek lain.

Untuk pilihan 2 dan 3, nilai jam yang belum terpakai pada dasarnya masih menjadi kewajiban jasa kepada klien. Contoh: retainer Rp15.000.000 untuk 40 jam berarti Rp375.000 per jam. Bila terpakai 32 jam dan sisa 8 jam boleh dibawa, pendekatan yang hati-hati adalah menahan 8 × Rp375.000 = Rp3.000.000 di pendapatan diterima di muka, lalu mengakuinya saat jam itu dipakai atau hangus. Sepakati kebijakan ini dengan akuntan Anda dan terapkan secara konsisten.

Biaya iklan dan media yang ditalangi

Agensi yang mengelola iklan berbayar sering ikut memegang uang iklan klien. Cara pencatatannya bergantung pada siapa yang menerima tagihan dari platform atau media:

Model	Tagihan platform/media atas nama	Pencatatan di agensi	Prinsip pajak umum
1. Akun iklan dan pembayaran milik klien	Klien	Tidak ada; agensi hanya menagih fee	PPN dan PPh 23 hanya atas fee
2. Klien menitipkan dana iklan ke agensi	Klien	Dana titipan dicatat sebagai kewajiban, berkurang saat dibelanjakan	Bisa di luar DPP dan jumlah bruto bila syarat reimbursement terpenuhi
3. Agensi membeli atas nama sendiri lalu menagih ulang	Agensi	Pendapatan dan beban pokok	Ikut menjadi DPP PPN dan jumlah bruto PPh 23

Untuk PPh 23, PMK 141/PMK.03/2015 mengecualikan pembayaran kepada pihak ketiga melalui penyedia jasa dan reimbursement dari jumlah bruto, asalkan ada buktinya: faktur tagihan pihak ketiga disertai perjanjian tertulis, atau untuk reimbursement, faktur tagihan dan/atau bukti pembayaran ke pihak ketiga. Untuk PPN, belum ada PMK khusus tentang reimbursement. Praktiknya, biaya umumnya tidak masuk DPP bila ada perjanjian, tagihan pihak ketiga atas nama klien, dan biaya diteruskan tanpa mark-up. Karena pendapat di lapangan masih berbeda, pastikan model Anda dengan konsultan pajak.

Fee pengelolaan iklan, misalnya 10% dari belanja iklan, tetap merupakan pendapatan jasa agensi dan dikenai PPN. Tulis fee ini sebagai baris tersendiri. Syarat dan jurnal lengkapnya ada di artikel PPN reimbursement dan biaya titipan ke klien.

Kesalahan umum pada invoice retainer

1. Tidak mencantumkan periode layanan, sehingga pendapatan masuk ke bulan yang salah.
2. Mencatat retainer kuartalan atau tahunan langsung sebagai pendapatan. Laba bulan itu terlalu tinggi, bulan berikutnya terlalu rendah.
3. Menghitung PPh 23 dari total termasuk PPN atau dari DPP Nilai Lain.
4. Tidak meminta bukti potong, sehingga selisih piutang menggantung berbulan-bulan.
5. Menggabungkan belanja iklan dengan fee. Omzet terlihat membesar, persentase margin turun, dan perlakuan pajaknya bisa keliru.
6. Retainer tanpa batas lingkup atau jam, atau kelebihan jam ditagih tanpa rekap timesheet sehingga mudah dibantah klien.

Bagaimana Solvy membantu

Solvy adalah software akuntansi dan ERP berbasis cloud untuk UKM Indonesia, dibangun di atas Odoo 19 Community. Untuk usaha jasa dan agensi, yang tersedia antara lain:

• Faktur dan PPN (semua paket). Faktur dengan rincian PPN, pencatatan PPN keluaran, jurnal, serta proforma dan kuitansi. Lihat faktur, proforma & kuitansi.
• e-Faktur. Solvy membantu menyiapkan data faktur pajak keluaran dan mengekspornya dalam format XML sesuai template Coretax DJP, untuk diimpor melalui menu Impor Data di Coretax. Lihat PPN & e-Faktur Coretax.
• CRM, proyek, dan timesheet (mulai paket Advance) untuk mencatat jam per klien sebagai dasar rekap kelebihan jam. Lihat CRM, proyek & timesheet.
• Deposit pelanggan dan uang muka (mulai paket Advance). Dana yang dibayar di muka dicatat sebagai kewajiban, lalu dipakai untuk melunasi faktur. Lihat deposit pelanggan.
• Biaya titipan (mulai paket Advance). Tagihan pemasok dibuat dari faktur klien, dilengkapi laporan margin per order. Lihat biaya titipan.
• Laporan keuangan (mulai paket Advance), termasuk umur piutang dan faktur terbuka, untuk memantau retainer yang belum dibayar. Lihat laporan keuangan.

Ada batasan yang perlu Anda ketahui. Artikel ini tidak mengasumsikan penagihan berulang otomatis atau pengakuan pendapatan di muka otomatis. Pengakuan bulanan dalam contoh di atas dicatat dengan jurnal, jadi tanyakan saat demo bagaimana alurnya dipetakan untuk agensi Anda. e-Bupot belum otomatis, sehingga bukti potong tetap dicek dan dibuat di Coretax. Faktur pajak juga tidak dikirim langsung ke DJP karena Solvy bukan PJAP.

Ingin melihat alurnya dengan data contoh? Jadwalkan demo.

Informasi ini bersifat edukatif per 9 November 2026. Untuk kondisi bisnis Anda, konsultasikan dengan konsultan pajak terdaftar.